Déductions fiscales du Home Office pour les petites entreprises

Les propriétaires de petites entreprises, les entrepreneurs et les employés qui travaillent à domicile pourraient économiser beaucoup d’argent sur leurs impôts en prenant une déduction pour bureau à domicile, à condition de respecter les exigences de l’IRS et de conserver de bons registres.

Si vous utilisez régulièrement et exclusivement une partie de votre maison pour des activités professionnelles, l'IRS vous permet de radier le loyer, les services publics, les taxes foncières, les réparations, l'entretien et autres frais connexes.

Voici ce que les petites entreprises devraient savoir sur la déduction pour bureau à domicile.

Comment déterminer l'éligibilité

Comment déterminer votre déduction

Méthode simplifiée vs déduction des dépenses réelles

Les choses à surveiller.

Comment déterminer l'éligibilité

Vous pouvez demander la déduction, que vous soyez propriétaire ou locataire, et vous pouvez l’utiliser pour n’importe quel type de résidence où vous résidez: maison unifamiliale, appartement, condo ou péniche. Vous ne pouvez pas l'utiliser pour un hôtel ou un autre logement temporaire.

Les règles de déduction pour les bureaux à domicile s’appliquent également aux structures autonomes. Vous pouvez utiliser un studio, un garage ou une grange comme bureau à domicile tant que la structure répond aux exigences «d’utilisation exclusive et régulière».

Voici les conditions à remplir:

Usage régulier et exclusif: L’espace que vous utilisez pour les affaires doit être utilisé exclusivement pour les affaires. Par exemple, utiliser une chambre d'amis comme bureau et comme salle de jeux pour vos enfants vous rend inéligible.

"Une chambre supplémentaire fonctionne, à condition de ne pas l'utiliser pour les invités, même quelques jours par an", déclare Johanna Fox Turner, comptable et planificatrice financière certifiée à Mayfield, dans le Kentucky.

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Lieu principal d'activité: Bien que votre bureau à domicile ne soit pas obligatoirement le seul endroit où vous rencontrez vos clients, il doit rester votre lieu d’affaires principal. Cela signifie que vous utilisez l'espace exclusivement et régulièrement pour des activités d'administration ou de gestion, telles que la facturation des clients, la prise de rendez-vous et la tenue de livres et de registres, selon l'IRS.

Il existe deux exceptions à la règle d'exclusivité. Si vous fournissez des services de garderie aux enfants, aux personnes âgées (de 65 ans et plus) ou aux personnes handicapées dans cette partie de la maison, vous pouvez toujours demander des déductions commerciales, à condition que vous disposiez d'une licence, d'un certificat ou d'une approbation en tant que garderie dans l'État. loi, selon l'IRS.

L'autre exception concerne les bureaux que vous utilisez pour stocker des échantillons d'inventaire ou de produits que vous vendez dans votre entreprise.

Si vous y êtes admissible, vous pouvez déduire vos dépenses d'entreprise à domicile à l'aide d'un formulaire 8829. Le montant est ensuite indiqué sur un formulaire 1040.

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Comment déterminer votre déduction

Vous pouvez déterminer la valeur de votre déduction de manière simple ou difficile.

Avec l’option simplifiée, vous ne déduisez pas les dépenses réelles. Au lieu de cela, la superficie de votre espace est multipliée par un taux prescrit. Le tarif est de 5 $ le pied carré pour un espace maximal de 300 pieds carrés. Si votre bureau à domicile mesure plus de 300 pieds carrés, vous ne pouvez pas utiliser la méthode simplifiée.

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La méthode régulière, plus difficile, valorise votre bureau à domicile en comparant les dépenses réelles à vos dépenses de résidence globales. Vous pouvez déduire les intérêts hypothécaires, les taxes, l’entretien et les réparations, l’assurance, les services publics et d’autres dépenses.

L'IRS a introduit l'option simplifiée à compter de l'année d'imposition 2013, car la méthode habituelle exige la tenue de registres précis, ce qui peut être fastidieux pour certains propriétaires de petites entreprises et certains entrepreneurs.

Vous pouvez utiliser le formulaire 8829 pour déterminer les dépenses que vous pouvez déduire et produire uniquement avec l’annexe C (formulaire 1040).

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Version simplifiée et déduction des dépenses réelles

Le choix d’utiliser la déduction simplifiée, si vous y avez droit, ou de déduire les dépenses réelles dépend principalement de ce qui vous rapporterait la déduction fiscale la plus importante.

Si vous utilisez la méthode des dépenses réelles, vous pouvez déduire intégralement les dépenses directes - telles que la peinture ou les réparations, uniquement au bureau à domicile. Les dépenses indirectes - intérêts hypothécaires, assurances, services publics à domicile, taxes foncières, réparations générales à la maison - sont déductibles en fonction du pourcentage de votre maison utilisée à des fins commerciales.

Exemple: supposons que vous ayez payé 3 000 dollars d’intérêts hypothécaires, 1 000 dollars de primes d’assurance et 3 000 dollars de services publics (tous frais indirects) plus 500 dollars pour un travail de peinture de bureau à domicile (frais directs) au cours de l’année d’imposition 2016. Votre bureau à la maison occupe 300 pieds carrés dans une maison de 2 000 pieds carrés. Vous pouvez donc déduire des frais indirects sur 15% de votre maison.

Vous auriez droit à une déduction de 1 050 $ en dépenses indirectes (7 000 $ en dépenses, multipliée par 15% de l'espace utilisé à la maison), plus 500 $ en frais directs de peinture du bureau à domicile, pour une déduction totale de 1 550 $.

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Si votre bureau à domicile mesure 300 pieds carrés ou moins et que vous optez pour la déduction simplifiée, l'IRS vous accorde une déduction de 5 $ par pied carré de votre maison utilisée pour les affaires, jusqu'à un maximum de 1 500 $ pour une maison de 300 m². -pied d'espace.

Dans ce cas, l’utilisation de la méthode simplifiée peut sembler plus logique puisque vous n’obtiendrez que 50 $ de plus en déductions en documentant les dépenses réelles. Vous devriez également considérer le temps qu'il vous faudra pour rassembler les reçus et les dossiers.

Parmi les clients de Turner, «la règle générale est qu’ils ne devraient probablement pas s’inquiéter des détails s’ils ont un petit bureau à domicile» de 100 pieds carrés ou moins, dit-elle.

La méthode simplifiée fonctionne bien pour les bureaux à pièce unique et les petites opérations, tandis que la méthode des dépenses réelles fonctionne mieux si l'entreprise occupe une grande partie de la maison, déclare Tim Gagnon, expert-comptable et directeur de la maîtrise en ligne de la maîtrise en sciences de la Northeastern University. dans le programme de taxation.

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Choses à surveiller

Si vous envisagez de déduire des dépenses réelles, conservez des registres détaillés de toutes les dépenses d’affaires que vous pensez déduire, telles que les reçus d’achat d’équipements, les factures d’électricité, les factures de services publics et les réparations. Si vous êtes audité par l’IRS, vous serez prêt à sauvegarder vos demandes.

Mais ne laissez pas la crainte d’un audit vous empêcher de bénéficier de la déduction pour bureau à domicile, explique Turner, qui note qu’en 35 ans d’existence, un seul client a été audité.

Si vous êtes propriétaire et que vous effectuez la déduction au bureau à domicile en appliquant la méthode des frais réels, votre capacité à éviter l’impôt sur les gains en capital lors de la vente de votre résidence principale pourrait annuler, a déclaré Craig Smalley, comptable et conseiller financier.

Les personnes qui vendent leur résidence principale après y avoir vécu au moins deux des cinq années précédant la vente n'ont généralement pas à payer d'impôts sur un profit pouvant aller jusqu'à 250 000 dollars sur la vente, ou 500 000 dollars en cas de mariage conjoint, selon l'IRS Publication 523.

Si vous utilisez la méthode des dépenses réelles, vous devez amortir la valeur de votre maison. L’amortissement fait référence à une déduction d’impôt sur le revenu qui permet aux contribuables de récupérer les coûts d’une propriété en raison de l’usure, de la détérioration ou de l’obsolescence de la propriété, selon l’IRS. Selon Smalley, l’amortissement que vous devez subir lors de déductions au bureau à domicile est soumis à l’impôt sur les gains en capital lorsque vous vendez votre maison.

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Par exemple, si vous êtes propriétaire de votre maison, utilisez 20% de celle-ci comme bureau à domicile et déduisez l’amortissement, 20% de vos bénéfices sur la vente de la maison sont maintenant soumis à l’impôt sur les gains en capital, déclare M. Smalley. Toutefois, si vous utilisez la méthode simplifiée, l’amortissement n’est pas un facteur et vous ne serez pas soumis à la taxe, ajoute-t-il.

Les règles sur les déductions fiscales pour un bureau à domicile peuvent être difficiles à digérer. Consultez un conseiller fiscal ou utilisez le logiciel fiscal en ligne approprié si vous ne savez pas comment procéder.

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Steve Nicastro est rédacteur à Investmentmatome, un site Web sur les finances personnelles. Email: [email protected]. Twitter: @StevenNicastro.

Mis à jour le 25 juillet 2017.