Pourquoi ignorer les flux de trésorerie peut tuer votre petite entreprise

Les entreprises font face à de nombreux obstacles, en particulier au tout début de leur activité, et les flux de trésorerie se situent en tête de liste. Même pour les entreprises rentables, il peut être difficile de s’assurer que plus d’argent parvient chaque mois qu’il n’en sort. Les stocks, les comptes clients, les contrats fournisseurs et la masse salariale doivent tous être gérés efficacement pour que les entreprises ne perdent pas l’investissement nécessaire et la croissance en raison du manque de fonds de roulement.

Nous avons interrogé Jeremy Office, un conseiller en gestion de patrimoine auprès d'entrepreneurs membre de notre site, basé à Delray Beach, en Floride, sur les moyens par lesquels les propriétaires d'entreprise peuvent contrôler leur trésorerie et développer leurs activités.

Pourquoi la gestion de la trésorerie est-elle importante pour les petites entreprises?

La gestion des flux de trésorerie est le facteur déterminant de la réussite d’une entreprise. Les statistiques montrent que plus de 50% des entreprises échouent. Dans de nombreux cas, ces entreprises sont rentables, mais elles ferment leurs portes à cause d’une mauvaise gestion de leur trésorerie. Les principales préoccupations sont évidentes, telles que la gestion de la paie ou le paiement d’un fournisseur, mais c’est l’effet cumulatif d’une gestion toujours déficiente de la trésorerie qui peut être réellement préjudiciable.

Voici un scénario bien trop courant: le nettoyage à sec de Bob est une activité rentable. Bob décide donc de verser un acompte sur un nouvel équipement. Il ne fait cependant pas attention aux flux de trésorerie et l’argent qu’il a dépensé pour l’équipement était nécessaire pour la paie cette semaine. Il n’a pas l’argent nécessaire et ne parvient pas à respecter la masse salariale (ce n’était pas la première fois), alors son chauffeur ramasseur / livreur s’arrête. Bob est pris de panique et se concentre désormais sur le ramassage / la livraison pour combler le vide tout en essayant de trouver un nouveau chauffeur. Bob n’a pas le temps d’appeler d’autres comptes pour recouvrer ses créances dans les délais impartis, de sorte que deux paiements en plus sont retardés.

Le plus gros client de Bob est mécontent, car ses livraisons sont retardées et il décide de trouver un autre fournisseur. Le prochain cycle de paie arrive et il est deux fois plus grand maintenant. Dans le même temps, le loyer est également dû et Bob a un nouveau paiement dû sur l’achat d’équipement qu’il a effectué. Bob ne peut pas effectuer deux cycles sans payer ses employés, c’est pourquoi il passe maintenant son temps à gérer les retards de paiement vers son propriétaire et son fournisseur d’équipement et à les assurer qu’il paiera au plus vite.

Bob essaie frénétiquement de comprendre qui lui doit de l'argent et les appelle pour se faire payer. Il n'a pas le temps de se concentrer sur l'obtention de nouveaux comptes, alors ses ventes commencent à chuter. Bob commence à perdre des clients parce que le livreur qu’il a embauché par désespoir n’a pas suivi une formation adéquate et confond tout le monde. Avant que Bob ne le sache, il est absorbé par son entreprise et ne sait pas sur quoi se concentrer. Son entreprise, jadis rentable, est sur le point de fermer ses portes car il n’a plus les revenus nécessaires pour subvenir à ses besoins.

Une petite entreprise qui doit mettre en œuvre une nouvelle stratégie - par exemple, augmenter ses stocks pour les vacances, engager de nouveaux employés, implémenter de nouvelles technologies ou acheter de nouveaux équipements - peut le faire plus rapidement et avoir la conviction de sa décision si elle comprend les répercussions et les plans de l'impact des flux de trésorerie. Les difficultés financières sont inévitables pour une petite entreprise, mais il est beaucoup plus facile à surmonter lorsque l'entreprise anticipe et dispose de suffisamment de temps pour trouver une solution.

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Qu'est-ce que les propriétaires de petites entreprises devraient garder à l'esprit pour calculer le plus précisément les flux de trésorerie?

Ils devraient rester concentrés sur des données réelles plutôt que hypothétiques. Les propriétaires de petites entreprises prennent souvent des décisions qui reposent sur l’espoir de recevoir de l’argent dans le futur. Lorsque cela ne se produit pas, cela peut les mettre dans une situation difficile. Cela ne veut pas dire que vous ne devez pas comptabiliser vos recettes futures (car cela est important pour la modélisation des flux de trésorerie), mais vous devez plutôt être réaliste quant au moment où ces recettes seront reçues. Si une facture vous est due dans les 30 jours mais que le client a toujours payé 15 jours de retard, vous devez comptabiliser le retard supplémentaire lors de la projection du flux de trésorerie.

Il est important que les propriétaires de petites entreprises surveillent en permanence leur processus de trésorerie pour s’assurer que leurs attentes correspondent à ce qui se passe réellement. Cela contribuera à renforcer la conviction et la confiance dans le processus.

Quels sont les outils simples que les petites entreprises peuvent utiliser pour suivre leurs flux de trésorerie?

Les outils de gestion de la trésorerie sont abondants et varient en fonction des informations requises, de l'expertise technique requise et du niveau d'automatisation. Divers sites Web dédiés aux petites entreprises, ainsi que des applications professionnelles bien connues telles que Microsoft Office et Google Docs, ont créé des modèles normalisés pouvant être téléchargés gratuitement. Ces dernières années, diverses plates-formes logicielles et applications ont été mises au point pour faciliter la gestion des flux de trésorerie. Une simple recherche sur Google générera une multitude de plates-formes, notamment Pulse, Float et Up Your Cash Flow. Et bon nombre des principaux programmes comptables ont commencé à intégrer des outils de gestion des flux de trésorerie (par exemple, le rapport de prévision des flux de trésorerie de QuickBooks).

Chaque option a ses forces et ses faiblesses et une petite entreprise doit fonder sa décision sur l'outil la plus efficace. Un outil n’est utile que si les informations qu’il fournit aboutissent à des résultats exploitables. Par conséquent, si une petite entreprise trouve qu’un outil est trop complexe ou n’est pas en mesure d’obtenir des informations utiles, le propriétaire doit rechercher une autre solution.

En général, il est judicieux de faire appel à un consultant indépendant pour établir le cadre et apprendre au propriétaire de l’entreprise à utiliser les flux de trésorerie. Cela fournit une ressource pour appeler avec des questions et mène à une compréhension plus profonde.

Jeremy Office est un conseiller en gestion de patrimoine auprès d’entrepreneurs et principal de Maclendon Wealth Management, basé à Delray Beach, en Floride.