7 astuces pour une facturation efficace

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous aimez probablement ce que vous faites et vous pourriez même dire que vous le feriez gratuitement si vous le pouviez. Mais au bout du compte, vous avez besoin de liquidités pour que votre entreprise continue de fonctionner.

Un facture d'achat est une facture envoyée aux clients pour des biens ou des services que vous avez fournis. Il décrit ce qui a été vendu, ce que le client doit, quand et comment il doit payer. Les grandes entreprises ont des comptables dédiés à la facturation, mais la plupart des propriétaires de petites entreprises doivent le faire eux-mêmes. Et une petite entreprise moyenne attend plus de 5 000 dollars de paiements en retard chaque mois, selon un sondage Intuit mené auprès de 1 000 propriétaires de petites entreprises américaines.

Investmentmatome a expliqué à des comptables et à des professionnels de la facturation comment les entrepreneurs peuvent préparer leurs factures plus efficacement et être payés plus rapidement.

1. Automatiser le processus

Si ce n’est déjà fait, configurez un logiciel pour automatiser vos factures. La plupart des plateformes comptables telles que QuickBooks, Xero, FreshBooks et Wave Accounting incluent des fonctionnalités de facturation. Vous pouvez également vous inscrire à un service de facturation uniquement, tel que Bill.com, Hiveage et Billbooks.

"Il est temps de migrer d'Excel et de PDF vers des applications de facturation dans le cloud", a déclaré le directeur général de Billbooks, Sagar Kogekar, dans un courrier électronique à Investmentmatome. «Il existe des tas de logiciels sur le marché et vous gagnerez du temps et de l’argent si vous en choisissez un.»

Environ 70% des petites entreprises utilisent un logiciel de facturation, selon un sondage mené en 2015 par Concur, une entreprise de plus de 200 dirigeants de petites entreprises, basée à Bellevue, dans l'État de Washington, qui fournit aux entreprises des services de facturation automatisée et des produits de gestion des dépenses.

L'utilisation d'un logiciel de facturation réduit les erreurs et permet d'économiser de l'argent. Les entreprises qui automatisent leurs processus de facturation réduisent leurs coûts de facturation de 40% à 70%, selon un rapport publié en 2012 par Ardent Partners, une société de Boston qui étudie la gestion des fournitures. L'automatisation accélère également la facturation, ce qui permet aux entrepreneurs de consacrer plus de temps à la gestion de leur entreprise.

«Ils peuvent passer leur temps précieux à porter leur casquette de CFO au lieu de leur casquette de saisie manuelle des données», explique Jessica Staley, directrice de la gestion des produits de Concur, à Investmentmatome.

2. Envoyer des devis écrits

Si possible, gérez les attentes de vos clients en leur envoyant un devis écrit avant de livrer le produit ou le service que vous leur proposez. Un devis doit inclure le coût estimé du travail et la manière dont vous acceptez les paiements, que ce soit en espèces, par carte de crédit, par chèque ou en ligne. Assurez-vous que le client accepte vos conditions par écrit avant d'accepter la commande.

«Je suis une grande fan de tout documenter», déclare Sara Rosenfeld, responsable du marketing produit chez Wave Accounting.

3. Fixer des conditions de paiement courtes

Lorsque vous envoyez une facture à un client, spécifiez le délai de paiement. La norme est généralement de 30 jours ou moins, mais vous pouvez choisir n'importe quelle durée.

Le débiteur moyen paie deux semaines de retard, selon une analyse Xero de plus de 12 millions de factures. Les experts de Xero recommandent de fixer les conditions de paiement à 13 jours ou moins si vous souhaitez être payé de manière réaliste dans les 30 jours. La facturation en ligne facilite le paiement plus rapide des clients, explique Amy Vetter, responsable de la comptabilité chez Xero aux États-Unis.

«Les gens sont habitués à payer pour des choses en ligne et n'attendent pas nécessairement pour couper le chèque vendredi», a déclaré Vetter à Investmentmatome. "Il est beaucoup plus acceptable de définir ce type de conditions de paiement [courtes] avec les clients."

4. Créer un système de numérotation

La numérotation de vos factures vous aidera à garder une trace des paiements entrants à des fins fiscales. Vous pouvez utiliser des lettres, des chiffres ou une combinaison des deux pour marquer chaque facture. Choisissez un système qui fonctionne pour vous, mais les experts en facturation vous déconseillent d'utiliser «001» pour votre première facture. Commencer avec un nombre plus élevé aidera vos clients à vous voir comme un expert établi, même si vous êtes une nouvelle entreprise.

«Commencez par 0053, pour être un peu plus professionnel», déclare Faraz Shafaghi, directeur du marketing produit et de l'engagement client chez FreshBooks.

5. Utilisez un langage poli

Bien que cela puisse sembler léger, utiliser des expressions telles que "payez avant le (date)" et "merci pour votre entreprise" sur les factures augmentera vos chances d'être payé, dit Shafaghi. Vous pouvez également envoyer des notes de remerciement ou des courriels aux clients qui paient à temps ou tôt.

«Rappelez à vos clients les autres produits et services que vous proposez et que vous aimeriez les servir à nouveau», déclare Mike Savory, responsable de la gestion des produits chez Sage North America, un éditeur de logiciels de comptabilité.

6. envoyer les factures rapidement

Une fois que vous avez terminé un service ou expédié des marchandises à un client, envoyez immédiatement une facture. Cela vous aidera à rester au sommet de l’esprit du client et à créer un précédent en matière de rapidité.

Si possible, autorisez les clients à payer sur place avec un système de paiement mobile tel que Apple Pay ou Square. Certains systèmes de facturation, tels que Wave, Flint Mobile et QuickBooks, permettent également aux propriétaires d'entreprise d'accepter les paiements mobiles.

7. suivi

Si vous ne recevez pas votre paiement immédiatement, envoyez des rappels à vos clients concernant les délais de paiement. Il est approprié d’envoyer des rappels une semaine avant l’échéance du paiement, le jour de son échéance et toutes les semaines après son retard, indique Rosenfeld de Wave Accounting.Pour les articles coûteux, comme une commande de 5 000 $, il est acceptable d’envoyer des rappels plus fréquents.

Si vous craignez de paraître trop pressant avec trop de courriels de suivi, Rosenfeld suggère d'utiliser votre logiciel de facturation pour configurer des avis de paiement automatisés aux clients.

«Ne craignez pas que l’envoi de rappels ou le suivi d’une facture impayée soit considéré comme une impolitesse ou une violation de la relation que vous avez établie avec un client», déclare Savory de Sage North America. "Vous dirigez une entreprise et la nécessité d'un paiement rapide et complet ne devrait surprendre personne."

Pour obtenir de l'aide pour démarrer et gérer une petite entreprise, visitez le site Small Business Guide.

Teddy Nykiel est un rédacteur traitant des finances personnelles pour Investmentmatome. Suivez-la sur Twitter @teddynykiel et sur Google+.

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