Sept étapes pour une planification de projet réussie

Dernièrement, j'ai fait partie de plusieurs équipes de projet. Certaines de ces expériences m'ont amené à m'asseoir et à analyser le processus de planification du projet pour comprendre comment la planification et la mise en œuvre de la gestion de projet pourraient être améliorées.

Pourquoi les projets gérés par des personnes talentueuses finissent-ils par être retardés? Pourquoi les équipes de projet ont-elles parfois l'impression de tirer sur une cible en mouvement? Je trouve que le manque de planification appropriée ou l'échec de créer une approche systématique peut être fatal pour les projets

Qu'est-ce que la planification de projet?

La planification de projet est le processus de définition de vos objectifs et portée, vos objectifs et jalons.), et assigner des tâches et des ressources budgétaires pour chaque étape. Un bon plan est facilement partageable avec toutes les personnes impliquées, et il est très utile lorsqu'il est revu régulièrement. Décrire simplement un plan et ne plus jamais en discuter avec votre équipe est une bonne recette pour le temps et les efforts perdus.

Vous pouvez effectuer la planification de votre projet dans un simple document Google, ou vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet. L'avantage d'utiliser un logiciel de gestion de projet est que vous êtes généralement capable de stocker tous vos documents et livrables en un seul endroit, et vous pouvez éviter de perdre des discussions et des décisions importantes dans l'email ou le vide Slack. Avec un outil comme Basecamp, par exemple, il est facile de suivre les progrès et de suivre les conversations et les éléments qui nécessitent une collaboration avec quelques personnes différentes.

Si vous envisagez la gestion de projet comme une startup dynamique, il peut sembler que tout cela prend trop de temps au départ. Cependant, vous économiserez beaucoup de temps et de ressources si vous documentez votre plan de projet dès le départ et l'utilisez comme une feuille de route pour vous garder et votre équipe sur la bonne voie.

Voici les sept clés de la planification d'un projet vous aider à démarrer.

1. Pensez à votre plan comme une feuille de route pour les parties prenantes

Chaque projet a besoin d'une feuille de route avec des objectifs clairement définis qui ne devraient pas changer après la fin de la première phase du projet. Toutes les parties prenantes bénéficiant du résultat ou impliquées dans l'exécution du projet doivent être nommées et leurs besoins définis lors du processus initial de planification du projet

Ces parties prenantes peuvent inclure:

• Le chef de projet ou la personne responsable de l'achèvement
• Le «client» qui reçoit les produits livrables: il peut s'agir de quelqu'un de votre équipe (interne) ou d'un client payant réel.
• L'équipe ou les personnes responsables de toute tactique faisant partie de le plan.

Ne présumez pas que vous comprenez automatiquement les besoins et les objectifs de chaque partie prenante. Avant d'aller trop loin dans la documentation de votre plan de projet, parlez-leur pour vous assurer de bien comprendre le projet, les capacités et les ressources de tous les membres de l'équipe.

2. Divisez le projet en une liste de produits livrables.

Développez une liste de tous les produits livrables. Cette liste devrait décomposer le plus grand projet en plus petites tâches qui peuvent être assignées à des membres spécifiques de l'équipe, et vous devez inclure les délais estimés associés à chaque livrable ou tâche.

Assurez-vous de bien comprendre et documenter le processus d'approbation pour chaque livrable. Si votre projet est destiné à un client externe, assurez-vous de bien connaître son processus d'approbation interne, afin de ne pas être surpris par les retards ou de ne pas ralentir avec des avis contradictoires.

3. Parlez à votre équipe

Identifiez par nom tous les individus et / ou organisations impliqués dans chaque produit ou tâche, et décrivez leurs responsabilités en détail. Sinon, une mauvaise communication peut entraîner des retards et des situations où les membres de l'équipe devront peut-être refaire leur travail.

Organisez une réunion de lancement pour parler à votre équipe de votre plan d'attaque prévu. Demandez-leur de vous aider à réfléchir à la meilleure façon de faire le travail. Non seulement cela vous aidera-t-il à être plus efficace, mais cela vous aidera à obtenir leur adhésion, car ils se sentiront plus impliqués dans le processus. L'utilisation d'un outil de gestion de projet comme Basecamp peut être utile pour garder tout le monde sur la bonne voie et stocker les documents et les conversations en un seul endroit.

Si vous utilisez le courrier électronique pour communiquer sur les projets, envisagez d'utiliser une solution de courrier électronique d'équipe qui vous permettra d'affecter les courriels nécessitant une attention particulière aux membres de l'équipe, plutôt que de transférer indéfiniment d'énormes conversations.

4. Identifier les risques

Déterminer les risques liés à votre projet. Réfléchissez à ce que vous ferez si quelque chose prend beaucoup plus de temps que prévu, ou si les coûts finissent par dépasser les prévisions initiales.

Il n'est pas nécessaire d'identifier un plan d'action spécifique pour chaque résultat négatif possible, mais vous devriez passer du temps avec votre équipe, en réfléchissant à ce qui pourrait mal tourner. Ensuite, vous pouvez faire tout ce que vous pouvez pour atténuer ces risques dès le départ, plutôt que d'être pris au dépourvu plus tard. Les facteurs de risque peuvent également influencer votre budget.

5. Créer un budget

Vous devez joindre à votre liste de jalons et de livrables des informations sur le coût du projet et le budget estimé. Résistez à l'envie d'affecter de gros montants à de grands projets sans identifier exactement comment l'argent est destiné à être dépensé. Cela aidera votre équipe à comprendre les ressources dont elle dispose pour faire son travail. Lorsque vous définissez votre budget initial, ces chiffres peuvent être des fourchettes plutôt que des absolus.

Pour certains articles, vous devrez peut-être obtenir des devis auprès de différents fournisseurs. Il peut être utile de documenter brièvement la portée du projet convenu dans votre documentation budgétaire, au cas où vous auriez besoin d'apporter des modifications au projet plus important en fonction des contraintes budgétaires ou si votre fournisseur ne répond pas exactement à vos attentes. > 6. Ajouter des jalons

Utilisez votre liste de produits livrables comme cadre pour ajouter des jalons et des tâches qui devront être complétés pour atteindre l'objectif plus large. Établissez des délais raisonnables en tenant compte de la productivité, de la disponibilité et de l'efficacité des membres de l'équipe de projet.

Réfléchissez à vos jalons dans le cadre SMART. Vos objectifs devraient être:

Spécifique:

• Clair, concis et écrit dans un langage accessible à tous Mesurable:
• Utilisez des chiffres ou un langage quantitatif, le cas échéant. Évitez les descriptions vagues qui laissent le succès à une interprétation personnelle et subjective Acceptable:
• Obtenez l'adhésion des parties prenantes sur vos objectifs, jalons et livrables Réalistes:
• Les objectifs Stretch sont une chose, mais ne fixez pas d'objectifs impossibles à atteindre. C'est frustrant pour votre équipe et pour vos parties prenantes, et pourrait finalement retarder votre projet car l'accomplissement de l'impossible coûte généralement plus cher et prend plus de temps. Basé sur le temps:
• Fixer des échéances concrètes. Si vous devez modifier les délais associés à vos jalons, documentez quand et pourquoi vous avez effectué le changement. Évitez les changements furtifs ou les délais de modification sans en informer votre équipe et les parties prenantes concernées. 7. Définir des directives de reporting d'avancement

Il peut s'agir de rapports mensuels, hebdomadaires ou quotidiens. Idéalement, un espace de travail collaboratif devrait être mis en place pour votre projet en ligne ou hors ligne où toutes les parties peuvent suivre les progrès. Assurez-vous d'avoir un plan de communication - documentez à quelle fréquence vous mettez les parties prenantes au courant des progrès et de la manière dont vous partagerez l'information - comme une réunion hebdomadaire ou un courriel quotidien.

Utilisez le cadre que vous avez défini guider vos rapports. Essayez de ne pas recréer des roues ou perdre du temps avec la génération de nouveaux rapports chaque fois que vous avez besoin de communiquer les progrès. Gardez à l'esprit que l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet comme Basecamp permet de garder les parties prenantes sans encombrer votre boîte de réception ou de perdre des conversations dans les longues conversations Slack.

Le secret d'une planification et d'une gestion de projet efficace équipe et parties prenantes. Que vous décidiez ou non d'utiliser un logiciel de gestion de projet, réfléchissez à l'endroit et à la manière dont vous stockez tous les matériaux et les ressources qui se rapportent à votre projet. Conservez tout au même endroit si vous le pouvez. Bonne chance!