Comment configurer la paie en tant que nouvel employeur |

Lorsque vous possédez une entreprise, vous êtes chargé d'embaucher des employés. Des employés de premier ordre peuvent vous aider à rationaliser vos processus d'affaires, à ajouter des idées novatrices et à développer votre entreprise. Avant de vous inquiéter d'une stratégie de recrutement de candidats ou d'embaucher votre premier employé, vous devez avoir une petite compréhension de la paie.

La plupart des propriétaires d'entreprise sont des experts dans leur secteur et non dans le domaine de la paie. La configuration et l'exécution de la paie peuvent sembler écrasantes, mais une fois que vous aurez des mains supplémentaires pour gérer votre entreprise, tout cela en vaudra la peine.

Lisez la suite pour apprendre les responsabilités de votre employeur. les salaires. Chez Patriot Software, nous sommes des spécialistes de la paie, alors consultez les liens tout au long de cet article pour des informations plus détaillées sur les différents aspects de la configuration de votre paie.

Voir aussi: Il est temps d'embaucher un employé? > Comment configurer la paie

Si vous souhaitez embaucher des employés dans votre entreprise, vous devez d'abord configurer la paie. Pour exécuter la paie, vous devrez établir un système; voulez-vous faire la paie à la main, utiliser un logiciel ou engager un comptable?

Garder vos documents d'affaires organisés rendra la préparation de la paie plus facile. Pour configurer la paie de votre entreprise, vous avez besoin d'un peu d'informations sur votre entreprise et vos nouveaux employés.

Informations sur l'entreprise

Pour configurer la paie, vous devez disposer de certains numéros d'identification. Vous devez demander un EIN (abréviation de numéro d'identification de l'employeur), que vous pouvez obtenir auprès de l'IRS. L'EIN est un numéro à neuf chiffres qui identifie votre entreprise. Vous en aurez besoin lorsque vous déclarez des taxes ou envoyez des renseignements fiscaux au gouvernement.

Pour payer les impôts fédéraux, vous pouvez créer un compte du Système fédéral de paiement des impôts (SCEFF). De cette façon, vous pouvez effectuer des paiements sécurisés en ligne ou par téléphone.

Vous devez également vous enregistrer auprès du service du travail de votre état. Vous aurez besoin d'un nouveau compte de rapport d'embauche pour signaler les nouveaux employés à l'état. En fonction de l'emplacement de votre entreprise, vous pouvez également avoir besoin de numéros d'identification d'état et / ou locaux. Et, n'oubliez pas d'obtenir une assurance contre les accidents du travail

Informations sur les employés

Pour configurer la paie, vous devez avoir des informations pour chaque nouvel employé, y compris le nom, l'adresse et le numéro de sécurité sociale.

Les nouveaux employés doivent remplir le formulaire W-4 (également appelé feuille de calcul des allocations personnelles) qui doit être installé dans votre système de paie. Le formulaire W-4 vous aide à déterminer l'impôt fédéral à retenir sur le salaire de chaque employé.

Les employés devront également remplir le formulaire I-9 lorsque vous les embaucherez, mais ce formulaire n'a aucune incidence sur la paie. Toutefois, il confirme l'admissibilité d'un employé à travailler aux États-Unis. Il est donc important d'embaucher. Certains États exigent également E-Verify, un système que vous pouvez utiliser pour vous assurer que les employés sont autorisés à travailler aux États-Unis.

Informations sur la paye

N'oubliez pas l'un des éléments les plus importants de la paie. L'employé recevra-t-il un salaire horaire ou un salaire? Et, à quelle fréquence les paierez-vous (hebdomadairement, bihebdomadairement, mensuellement)?

Vous aurez besoin d'un système de gestion des présences pour suivre les heures des employés, les heures supplémentaires et les congés payés. Et, vous devez savoir si vos employés sont exonérés ou non. Si l'employé se qualifie pour le statut d'exemption, vous ne payez pas les heures supplémentaires. Pour en savoir plus, consultez le département du Travail des États-Unis. Gardez vos informations de paie organisées pour rester efficaces et respecter les exigences légales.

Pour gérer la paie, vous devez savoir comment vous comptez payer vos employés. Vous pouvez choisir parmi différents types de paiement, y compris les chèques, le dépôt direct, les cartes de paie et même les espèces. Si vous payez par dépôt direct, collectez des informations bancaires auprès de vos nouveaux employés.

Voir aussi: Comment embaucher votre premier employé

Comment gérer les taxes

Afin de se conformer à l'IRS lorsque vous exécutez la paie, vous devez vous familiariser avec la retenue à la source des taxes sur la masse salariale. Chaque période de paie, vous devrez retenir les taxes sur le salaire brut de chaque employé.

Bien que cela puisse sembler intimidant, le traitement des taxes est plus facile lorsque vous connaissez les types de taxes que vous devez retenir. Et vous devez également savoir quoi faire de l'argent après l'avoir retenu.

Quelles taxes devez-vous retenir?

En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez retenir des impôts sur les salaires des employés. Retenez l'impôt fédéral sur le revenu, l'impôt national et l'impôt sur le revenu et l'impôt FICA

Impôt fédéral sur le revenu

Vous devez retenir l'impôt fédéral sur le nombre de prestations qu'un employé demande sur le formulaire W-4.

La publication 15 de l'IRS est une excellente ressource si vous décidez d'apprendre à faire la paie manuellement. Vous pouvez choisir l'une des deux tables de retenues d'impôt sur le revenu pour vous aider à déterminer le montant à retenir: la méthode de la tranche de salaire ou la méthode du pourcentage. Le logiciel de paie calculera automatiquement les taxes pour vous.

Que signifie «exonération fiscale» sur le formulaire W-4 d'un employé? Dans certaines circonstances, certains de vos employés pourraient être exonérés d'impôt, ce qui signifie que vous ne retenez pas l'impôt fédéral sur le revenu de leur salaire. Le formulaire W-4 de l'employé vous indique si un employé est exonéré d'impôt ou non. Ils doivent vous remettre un nouveau formulaire W-4 avant la date limite chaque année pour conserver le statut d'exemption.

Impôts nationaux et locaux sur le revenu

Selon l'état dans lequel vous exercez votre activité, vous devrez peut-être retenir le salaire de vos employés. Et, certaines localités exigent un impôt sur le revenu supplémentaire.

Pour savoir si vous devez retenir l'impôt sur le revenu national et local sur le salaire des employés, vous devrez vérifier auprès de votre état

FICA

FICA (Federal Loi sur les contributions d'assurance) taxe comprend deux types de taxes: la sécurité sociale et les taxes d'assurance-maladie. L'employeur et l'employé contribuent tous deux à l'impôt de la FICA. Cela signifie que vous retiendrez un certain pourcentage du salaire de votre employé et contribuerez un pourcentage correspondant.

Chaque année, le taux d'imposition FICA est sujet à changement. Actuellement, le taux d'imposition de la sécurité sociale est de 6,2% du salaire brut de chaque employé. Seuls les salaires allant jusqu'à 127 200 $ sont imposés. Le taux d'assurance-maladie est actuellement de 1,45 pour cent (sur tous les salaires) des salaires bruts de chaque employé. Ne pas oublier, vous devez également payer 6,2 pour cent et 1,45 pour cent du salaire brut de l'employé vers la partie de l'employeur! Et, vous devez retenir une taxe Medicare supplémentaire de 0,9 pour cent pour les salaires des employés de plus de 200 000 $ (125 000 $ en cas de dépôt de mariage séparé ou de 250 000 $ en cas de dépôt conjoint).

Impôt uniquement pour les employeurs

Si vous avez des employés, vous devez également payer l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) et l'impôt sur le chômage de l'État (SUTA). Mais, vous ne retirez pas ces taxes du salaire des employés.

Votre état vous indiquera votre taux d'imposition SUTA. Le taux d'imposition FUTA est un pourcentage de votre salaire des employés, jusqu'à un certain montant. La plupart des employeurs paient 0,6 pour cent des 7 000 premiers dollars versés à chaque employé à moins qu'ils ne vivent dans un état de réduction de crédit.

Après impôt à la source, que faites-vous avec eux?

Si vous avez mal à la tête, tu n'es pas seul. Le traitement des taxes d'emploi peut être difficile. Mais, ne craignez pas-vous avez presque fini de comprendre les bases de la façon de gérer les taxes sur l'emploi!

Calendrier de dépôt

Après retenue d'impôt, vous devez les déposer et les remettre aux organismes fiscaux gouvernementaux. Vous devez suivre un calendrier de dépôt, déterminé par l'IRS, pour savoir combien de fois vous payez des impôts.

Pour le revenu fédéral et les taxes FICA, suivez un calendrier de dépôt semi-hebdomadaire ou mensuel. Votre horaire dépend de votre dette fiscale totale déclarée sur le formulaire 941 au cours d'une période d'examen de quatre trimestres. Vous devez effectuer un dépôt mensuel si vous avez déclaré 50 000 $ ou moins en taxes au cours de la période de rétrospection. Si vous avez déclaré plus de 50 000 $ en taxes, vous devez déposer une demande deux fois par semaine. Voir les instructions du formulaire 941 pour plus de détails.

Dépôt des taxes FUTA sur une base trimestrielle. Les trimestres d'échéance sont le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre et le 31 janvier.

Impôts déclarés

Vous devez également déclarer les taxes sur les formulaires gouvernementaux. Déclarez l'impôt fédéral sur le revenu et l'impôt FICA (Sécurité sociale et Medicare) chaque trimestre sur le formulaire 941. Vous devrez également déclarer l'impôt FUTA sur le formulaire 940, qui est due au 1er janvier de chaque année. taxe, vous aurez besoin d'obtenir le scoop de votre état. Consultez la publication de l'IRS 15 pour plus d'informations sur le dépôt et le reporting des taxes

Voir aussi: Taxes personnelles versus taxes professionnelles: quelle différence?

Questions, commentaires, préoccupations?

Avant de pouvoir embaucher des employés, vous besoin de mettre du travail dans le processus de configuration de la paie. Et lorsque vous avez des employés, n'oubliez pas de retenir, de déclarer et de remettre les taxes. Pour rationaliser la paie, vous pouvez toujours envisager d'investir dans un logiciel de paie qui correspond aux besoins de votre entreprise. Certains systèmes de paie retiendront, déposeront et déposeront des taxes. Il vous suffit d'entrer les informations de retenue pour vos employés.

Si vous avez des questions, vous pouvez toujours contacter votre agence fiscale locale. L'IRS fournit également des ressources sur les impôts sur l'emploi:

Comprendre les impôts sur l'emploi

Dépôt et déclaration des impôts sur l'emploi

• Dates d'échéance des impôts sur l'emploi
• Vous avez peut-être pensé qu'il serait difficile de comprendre les employés et la paie en cours d'exécution. Mais, vous êtes un propriétaire d'entreprise! Vous avez traversé l'essoreuse et décidé de poursuivre votre passion. L'établissement de la masse salariale sera gérable à condition que vous ayez un aperçu clair de ce qu'il faut faire.