Outils, astuces et astuces pour améliorer la rédaction professionnelle

Parmi les nombreux cours que j'ai suivis à l'université, la rédaction professionnelle était la plus difficile. Les étudiants dont les plans impliquent une carrière dans les affaires ne sont pas intéressés par les règles abstraites, les normes de référence, la confusion du langage juridique, et d'autres matériaux présentés dans ces classes. Après un trimestre passé à éditer et à écrire différents documents, mes camarades de classe et moi nous sommes retrouvés plus confus.

L'écriture claire et concise devrait être facile dans le monde des affaires, où un nombre infini de courriels officiels sont envoyés chaque jour. messages importants sont transmis. Cependant, tous les gens d'affaires ne sont pas capables de communiquer efficacement par des mots écrits. Heureusement, il y a toujours de la place pour l'amélioration, tant que nous nous engageons à développer cette compétence.

Ce cours de rédaction commerciale m'a appris beaucoup de choses, mais n'a pas offert beaucoup de conseils pratiques. Après de nombreux courriels, plans et lettres d'affaires, j'ai apporté quelques améliorations pratiques que je suis sur le point de partager avec vous.

Voir aussi: Comment rédiger un plan d'affaires

Outils pour améliorer la rédaction commerciale:

Pratique La rédaction professionnelle est le meilleur moyen d'améliorer vos compétences, mais vous avez encore besoin d'outils qui rendront le processus plus efficace. Après beaucoup d'essais et d'erreurs, j'ai trouvé ces cinq outils qui ne manquent jamais de donner d'excellents résultats:

1. Email Excellence

Lorsque vous avez un courriel important à écrire, mais que vous vous retrouvez à regarder la boîte de message vide, c'est l'outil dont vous avez besoin. Email Excellence offre un aperçu de base de vos messages avec des explications claires de chaque élément. Et, il vous fournit même des points de départ.

2. NinjaEssays

Ce site est la meilleure solution pour les situations d'urgence. Si vous avez un document urgent à préparer ou si vous ne pouvez pas écrire le contenu nécessaire sans tenir compte de la date limite, les rédacteurs professionnels au service d'écriture personnalisée NinjaEssays peuvent vous aider. La société offre des rédacteurs et des éditeurs de toutes les catégories, de sorte que vous pouvez obtenir vos documents commerciaux et perfectionner en un rien de temps.

3. Docstoc

Si vous avez besoin d'écrire un document important, tel qu'un accord de confidentialité, un avis de réunion ou un examen des performances de l'employé, vous devez vérifier si Docstoc propose un formulaire. Vous n'avez pas besoin de créer ces documents à partir de zéro lorsque vous pouvez obtenir des résultats meilleurs et plus rapides avec un modèle.

4. Dragon Dictation

C'est l'outil parfait pour les gens d'affaires qui sont habituellement plus à l'aise pour parler que pour écrire. Vous pouvez utiliser Dragon Dictation sur votre smartphone, tablette ou ordinateur. Tout ce que vous devez faire est de parler, et l'outil traduira vos mots en texte. Ensuite, vous pouvez exporter le contenu vers un document Word, un e-mail ou un média social.

5. Scrivener

Si vous devez écrire un document long, le faire dans Word peut vous rendre encore plus confus. Scrivener vous permet de créer le contenu en sections et de les déplacer jusqu'à ce que vous obteniez le bon ordre. Vous pouvez également faciliter votre travail en insérant des informations de recherche et des notes à côté des paragraphes.

Voir aussi: Choses que vous ne devriez jamais demander aux candidats

Une photo publiée par Bplans (@teambplans) le 19 janvier 2016 à 12: 15h PST

Trucs et astuces:

Évitez de mettre l'accent sur les mots

Le premier mot à éviter est très . Il vous dépeint comme la personne la moins créative de tous les temps. Il existe différentes façons de remplacer ce mot dans presque toutes les constructions. Par exemple, au lieu de dire que les idées commerciales de quelqu'un sont «très conventionnelles», vous pouvez utiliser le mot conservateur . Au lieu de décrire un candidat comme quelqu'un avec une «très forte personnalité», vous pouvez dire qu'il est déterminé, résolu ou inflexible.

Évitez la surutilisation des prépositions

Ces mots et phrases sont utiles lorsque vous voulez faire un coulant d'un paragraphe à l'autre, mais affaiblit souvent le texte et ajoute une verbosité inutile. Au lieu d'écrire «Nous aurons une réunion concernant les suggestions d'amélioration du budget le 12 février», vous pouvez dire «Nous aurons une réunion budgétaire le 12 février.» L'écriture commerciale est une question d'efficacité.

Évitez le jargon

Le jargon professionnel peut être amusant lorsque vous parlez à vos collègues, mais cela vous donne l'impression d'être idiot dans les courriels et les documents. La prochaine fois que vous avez envie d'écrire rejoignez une équipe de tigres , plate-forme de gravure , compétences de base , déplacez l'aiguille ou sortir des sentiers battus , vous devriez trouver une façon plus claire de vous exprimer.

Il est particulièrement important d'éviter les clichés lorsque vous communiquez avec des gens en dehors du monde des affaires.

N'utilisez pas de gros mots

Les écrivains inexpérimentés pensent que l'utilisation de grands mots rendra leur contenu meilleur. Un mot "intelligent" est déterminé par le grand nombre de syllabes dont il dispose. Vous voulez utiliser le mot commencer au lieu de commencer ou utiliser au lieu de utiliser ? Ne pas! Il est toujours préférable de s'appuyer sur un vocabulaire simple.

Viser la voix active

Les phrases passives se concentrent sur la chose ou la personne, de sorte que le lecteur ne peut identifier clairement la personne responsable de l'action. La voix passive semble souvent indirecte et verbale, ce qui est complètement opposé aux principes de l'écriture commerciale.

Au lieu de dire «le projet a été présenté par Michael», vous devriez choisir «Michael a présenté le projet». messages plus courts

Sinon, vous risquez de perdre l'attention du destinataire. Visez cinq phrases ou moins, ce qui permettrait au lecteur de lire et de répondre directement depuis son smartphone.

N'utilisez pas trop de points d'exclamation

Rappel: Ne mettez jamais plus d'un point d'exclamation à la fin d'une phrase. Cela vous donne l'air grossier.

Évitez la verbosité

C'est la faiblesse la plus courante dans les documents commerciaux. Vous n'avez pas à satisfaire à une exigence de durée - ces jours ont pris fin lorsque vous avez obtenu votre diplôme d'études collégiales. Au lieu d'écrire de longues phrases qui diluent l'information, viser des phrases plus courtes contenant plus d'essence en moins de mots.

Connaissez votre public

Si vous voulez écrire un email approprié, vous devez comprendre ce que le destinataire sait vous vous concentrez sur. Vous devez ajuster le vocabulaire, le ton et le style de votre écriture en fonction de l'audience et de la situation.

Lire le contenu à voix haute

Voir le son ou le message avant de l'envoyer à un destinataire. Cela vous aidera non seulement à améliorer son style et sa clarté, mais vous permettra également de localiser les erreurs telles que les mots manquants, les phrases répétitives et les fautes de frappe.

Voir aussi: Comment rédiger un énoncé de mission en 5 étapes faciles

Rappelez-vous: la rédaction professionnelle est une compétence importante à développer.

En tant que chef d'entreprise, vous devez toujours laisser une bonne impression. Rédaction d'un e-mail confus sans structure et erreurs multiples n'est pas le meilleur moyen d'y parvenir. Peu importe à quel point il semble que l'écriture d'entreprise mérite d'être étudiée. Les conseils et les outils énumérés ci-dessus vous permettront de vous exprimer beaucoup plus efficacement par écrit.

Avez-vous des conseils supplémentaires? Avez-vous utilisé l'un de ces outils pour vous aider à rédiger votre entreprise? Dites le nous dans les commentaires.