Quand et comment externaliser votre paie |

L'un des aspects les plus importants de la gestion d'une entreprise est la gestion de la paie - à partir du moment où votre premier employé (même vous!) Commence à travailler, vous avez besoin d'un système de paie.

Mais les petites entreprises manquent souvent de ressources, de temps et d'argent suffisants pour gérer leur masse salariale à l'interne. Vous devez consacrer tout votre temps à faire ce que vous faites de mieux et à satisfaire vos clients. Vous n'avez pas le temps de passer des heures sur la liste de paie, et la plupart des petites entreprises n'ont pas les moyens de se payer un spécialiste de la paie.

De plus, la paie est intrinsèquement difficile et fastidieuse. Il ne s'agit pas seulement de faire en sorte que tout le monde reçoive le salaire attendu à temps. Il existe également diverses taxes gouvernementales - fédérales, étatiques et locales - à payer également. Les documents doivent être déposés à temps et toutes les cases réglementaires doivent être cochées.

Tous ces scénarios permettent aux petites entreprises d'externaliser la paie. Malheureusement, il existe un manque flagrant de solutions axées sur les petites entreprises axées sur la paie. Alors, quelles sont vos options?

Les entreprises de paie traditionnelles sont-elles adaptées aux petites entreprises?

La masse salariale est, en surface, un espace compétitif. ADP est l'un des plus importants fournisseurs, aux côtés de Ceridian, Paychex et Intuit. Pour les petites entreprises, le problème est que ces entreprises traditionnelles combinent généralement le taux élevé des honoraires ou des taux horaires de consultants avec une technologie mieux adaptée aux grandes entreprises.

Avec des systèmes maladroits et difficiles à utiliser, cette technologie est également coûteuse et une tonne de frais cachés. Après l'inscription, il y a trop de nickel et la plupart de ces entreprises ne sont pas connues pour avoir un excellent service à la clientèle. Ils ne sont tout simplement pas équipés pour répondre aux besoins des petites entreprises.

D'autre part, nous voyons arriver sur le marché des logiciels de paie nouvellement conçus pour rendre le processus aussi intuitif, facile et amusant que possible.

Dans cette optique, examinons la sous-traitance de la paie au lieu de le faire vous-même.

Voir aussi: Une histoire effrayante sur les démarrages et les charges sociales

Comment externaliser votre masse salariale

Première étape: Déterminer vos besoins

Avant de choisir un fournisseur de services de paie, vous devez comprendre ce que vous avez besoin de faire. Avez-vous du personnel ou des entrepreneurs? Comment déterminez-vous la différence? Avez-vous besoin de paie pour vous connecter à votre logiciel de comptabilité? Quelles taxes devez-vous payer? Payez-vous des primes ou des dépenses?

Une fois que vous maîtrisez vos besoins en matière de paie, commencez à faire vos devoirs.

Deuxième étape: Faites vos recherches

Commencez par décider quel fournisseur de services de paie externalisé

Les moyennes et grandes entreprises sont les mieux placées pour choisir des entreprises de paie comme ADP, Ceridian, Paychex ou Intuit. Ces fournisseurs de services de paie plus importants ont des systèmes adaptés aux besoins des entreprises clientes, car ils fournissent généralement une solution qui couvre tous les aspects des RH, des avantages sociaux et de la paie.

Les petites entreprises, en revanche, ont une myriade de choix quand il s'agit d'externaliser leur masse salariale

• Comptable / comptable
• Entreprises de paie locales
• Paie en ligne Entreprises SaaS-par exemple Wagepoint, Wave, ZenPayroll, etc.
• Des entreprises plus grandes comme celles mentionnées ci-dessus

Il y a des avantages et des inconvénients dans chacun de ces choix, mais tout se résume au type de solution qui convient à votre entreprise.

Les solutions de paie offertes par les grandes entreprises peuvent ne pas convenir à vos besoins en tant que petite entreprise. L'utilisation d'un comptable pour gérer votre paie est une bonne option car vous avez une personne en interne qui surveille tous vos envois et rapports pour vous, mais les coûts peuvent s'accumuler si votre comptable vous facture séparément chaque poste.

Les sociétés SaaS offrent une solution intéressante parce que vous payez le plus souvent sur un modèle d'abonnement, généralement pour ce que vous utilisez, et cela peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'argent.

Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de ce qui existe en termes d'options, vous devriez commencer par présélectionner les entreprises.

Voir aussi: Comment externaliser efficacement lors de l'exécution d'une petite entreprise

Étape trois: Établissez une connexion

Avoir une entreprise extérieure qui s'occupe de la paie, c'est comme envoyer votre plus beau costume ou robe pour être nettoyé à sec. Vous devez être sûr que cet article reviendra en une seule pièce, manipulé avec soin.

Posez des questions. Ayez une idée de la question de savoir si une entreprise vous convient. Sont-ils gentils avec qui faire des affaires? C'est la question que tout le monde se pose, vraiment, avec n'importe quel fournisseur de services.

Est-ce que la sous-traitance est la réponse?

Vraiment, la question devrait être, l'externalisation de la paie est-elle juste pour vous? C'est dépend de vous. À moins que vous n'ayez un employé ou un consultant dédié à la paie, ou que vous aimiez faire la paie, cela peut vous coûter cher, ce qui peut entraîner des amendes, des taxes et d'autres frais du Internal Revenue Service (IRS). Vous êtes à l'aise d'externaliser cette fonction et vous pouvez trouver une entreprise avec laquelle vous voulez travailler, alors cela pourrait être le moyen le plus facile de prendre ce fardeau sur vos épaules. Le confort de savoir que le gouvernement obtient ses impôts et vos employés obtiennent leur chèque de paie à temps inestimable.

Utilisez-vous l'un des services mentionnés ci-dessus pour gérer votre masse salariale? Avoir une autre suggestion pour les compagnons s? Partagez avec nous dans les commentaires ci-dessous.