Votre facture a été rejetée: Les huit meilleures astuces pour facturer les entreprises

La conclusion d'un accord avec une entreprise ou un client d'entreprise est un coup de pouce majeur pour toute entreprise, petite ou grande., c'est autre chose.

Ça peut aller aussi bien que vous l'espériez, ou finir dans un désordre total. Tout dépend de la façon dont vous facturez vos clients. Une fois reçue et enregistrée, la facture déclenche une série de processus qui entraînent des pertes d'argent sur votre compte, à moins que quelque chose ne se passe mal.

La clé pour que vos factures soient réglées à temps se trouve dans les détails. Les conseils suivants viennent de mes deux années dans les comptes créditeurs et les comptes débiteurs, et les suivre vous permettra d'économiser du temps, de l'argent et beaucoup de stress.

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1. Sachez où vont vos factures

Tout en traitant avec les grandes entreprises, vous devez garder à l'esprit que les comptes fournisseurs sont l'un des premiers processus à externaliser et à automatiser. Et là où il y a l'automatisation, la tolérance à l'erreur est quasi nulle. Cela s'applique également à vos factures.

Cela signifie que quelqu'un dans un pays différent (et même un fuseau horaire différent) enregistre probablement vos factures. Qu'il s'agisse d'un tiers ou d'un centre de services partagés, les normes de qualité sont rigoureuses. Ils n'hésiteront pas à rejeter une facture, surtout d'un petit vendeur, sur le moindre soupçon que quelque chose est éteint. Ce qui pourrait vous sembler un détail insignifiant pourrait en réalité avoir de sérieuses répercussions sur le partenaire d'externalisation en cas d'audit.

De plus, AP fonctionne avec un volume élevé de documents et chacun d'entre eux est évalué très rapidement. Il n'y a pas de temps pour analyser chaque facture en détail - c'est correct ou pas, et c'est tout. Assurez-vous que vos factures sont acceptées et approuvées immédiatement. Comment? Eh bien, en se conformant!

2. Nail it dès le début

La majorité des problèmes de paiement que j'ai pu voir auraient pu être facilement évités simplement en suivant les exigences de facturation du client. Plus les personnes impliquées dans la négociation de l'accord sont nombreuses, plus grandes sont les chances que cette information soit perdue.

Les vendeurs sont souvent ceux qui reçoivent les instructions de facturation, mais comme ils se concentrent davantage sur la recherche de nouveaux prospects, ils ont tendance à négliger les formalités à venir.

Assurez-vous que vos ventes et votre facturation sont sur la même page. N'attendez pas la fin de la facture pour vérifier si elle a été émise correctement.

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3. Gardez vos factures lisibles

Que vous envoyiez des factures électroniques ou papier, elles sont probablement numérisées au tout début et acheminées vers un logiciel de lecture de factures. Le comptable de l'AP les vérifie ensuite.

C'est là que beaucoup de choses peuvent mal tourner. Tout d'abord, ces applications ne sont pas bonnes en lecture de couleur. Vous pourriez être tenté de pimenter vos factures avec différentes teintes, mais il est préférable de les garder simples. Avoir tous les textes et les chiffres en noir est un must.

De plus, ne scannez pas les factures vous-même - l'image résultante dans le système du client est sûre d'être illisible. La bonne solution consiste à générer un fichier PDF.

Deuxièmement, assurez-vous que les détails essentiels (date de facturation, date d'échéance, numéro, numéro de bon de commande, nom et adresse de l'entreprise, montants et taux d'imposition) ressortent. Ils doivent être faciles à repérer au premier coup d'œil. Sinon, la facture pourrait être rejetée immédiatement, même si l'information est réellement là.

4. Bill la bonne entité

Plus l'entreprise est grande, plus elle aura d'entités. Sauf si le bon de commande indique le contraire, facturez l'unité avec laquelle vous faites affaire.

De nombreux fournisseurs ont tendance à adresser leurs factures au siège social en cas de doute sur l'adresse de facturation correcte. AP est sûr de les rejeter et de demander de renvoyer le document avec des détails corrigés.

De plus, ne raccourcissez jamais le nom de l'entreprise ou son adresse. Certains pays (Singapour, par exemple) ont des règles très strictes à cet égard, et AP peut ne pas accepter les factures avec des abréviations ou des détails manquants.

Cela peut sembler absurde, mais j'ai parfois dû rejeter des factures incorrectes. dans l'adresse du client. Utilisez exactement ce qui vous a été fourni par votre partenaire.

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5. Respectez la commande d'achat

Vos clients auront très probablement besoin d'un numéro de bon de commande (ou «bon de commande») sur votre facture. Assurez-vous de vérifier si tel est le cas et conformez-vous à toutes les informations contenues dans le bon de commande.

Le bon de commande est ce que AP recherche en premier lorsqu'il enregistre les factures en utilisant ce numéro. Si ce n'est pas là ou si c'est difficile à repérer, la facture pourrait être rejetée et manquer le cycle de paiement prévu. Gardez une trace de la période financière couverte par l'OP et de l'argent disponible. L'envoi d'une facture avec un bon de commande périmé ou hors fonds est sûr de retarder le paiement de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines. Cela est particulièrement problématique pendant la transition d'un exercice financier à un autre.

Il est également recommandé de conserver un bon de commande par facture. Il peut sembler plus pratique d'inclure plusieurs bons de commande dans un même document, mais cela complique la tâche de l'AP, surtout lorsqu'il y a un problème avec l'un d'eux.

6. Bill dans la bonne devise

L'écart de change est une autre raison fréquente de retard de paiement, en particulier lors de transactions avec des entités étrangères. Soyez très prudent lorsque vous faites face à de telles situations.

Certains pays, comme l'Inde, rendent extrêmement difficile le traitement des virements électroniques en devises étrangères. J'ai vu des paiements traîner pendant des mois à cause de cela, résolus uniquement en émettant une nouvelle commande.

Si vous facturez votre client dans une devise différente de la devise locale, vous devrez peut-être également fournir son équivalent domestique de tous les

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7. Réviser régulièrement votre carnet d'adresses

Garder vos contacts à jour est d'une importance cruciale, surtout lorsque vous ne facturez pas vos clients fréquemment. Les grandes entreprises améliorent toujours leurs processus et leurs systèmes de gestion de données, ce qui entraîne souvent une modification des adresses électroniques.

Habituellement, ils communiquent à l'avance, mais les e-mails automatisés peuvent facilement se perdre dans votre boîte de réception. Si vous envoyez des factures à un courrier électronique personnel, assurez-vous d'inclure une adresse financière ou comptable générique dans CC. Les gens vont et viennent, alors ne faites pas l'erreur de tendre la main à quelqu'un qui n'est plus avec l'entreprise.

Les comptables AP peuvent également ne pas vérifier leur boîte de réception aussi souvent qu'ils le souhaitent. La soumission de vos factures par des voies génériques assurera qu'elles seront traitées dans le délai standard.

8. Suivi avec un sourire

Chaque fois que vous faites un suivi avec AP au sujet de votre facture rejetée ou d'un retard de paiement, le fait d'être amical ira loin. Naturellement, vous avez le droit d'exiger de l'argent à temps, mais prendre un ton négatif avec un employé ne vous aidera pas.

Le problème n'est probablement pas leur faute. Ils sont beaucoup plus susceptibles de faire un effort supplémentaire pour vous si vous faites preuve d'empathie et de gentillesse. Leur travail est extrêmement banal, alors les traiter comme des personnes plutôt que comme des machines vous aidera.