7 avantages de l'utilisation d'un espace de travail collaboratif ou d'une suite exécutive

Si vous êtes un entrepreneur solo, travailler à domicile peut être l’option la moins chère. Mais les distractions domestiques et la solitude le rendent insoutenable pour certains. Ce n’est pas pratique non plus si vous voulez développer. Pour une petite entreprise, les bureaux traditionnels sont souvent trop coûteux et peuvent nécessiter des années d’engagement. Les suites exécutives et les espaces de travail collaboratif peuvent offrir une alternative plus abordable et flexible avec de nombreux avantages intégrés.

Voici quelques-uns des avantages auxquels vous pouvez vous attendre avec un espace de travail partagé par quelques-unes des entreprises qui les proposent.

1. Espace de bureau moins cher

Les espaces de coworking, qui requièrent une cotisation, peuvent signifier des économies substantielles par rapport aux espaces de bureaux traditionnels. Nick Clark, fondateur de The Common Desk, un espace de travail collaboratif basé à Dallas, affirme qu'une entreprise pourrait économiser 75% de ses coûts totaux. Clark, qui a passé sept ans dans l'immobilier commercial avant de démarrer The Common Desk, a déclaré qu'un bureau de 2 000 pieds carrés pour six employés pourrait coûter 4 000 dollars par mois, fournitures et services publics exclus. Il compare cela à l’adhésion de 200 dollars par personne à Common Desk; une équipe de six personnes totaliserait 1 200 dollars par mois, y compris la plupart des services publics et des fournitures.

«Il est évident qu’à un moment donné, il devient plus logique pour une entreprise d’avoir son propre bureau», déclare Clark. Mais il constate que ce seuil est en train de monter, avec des entreprises de 10 et 15 personnes qui optent pour un espace de travail partagé pour économiser de l’argent.

2. Meilleurs bureaux et emplacement

L'espace de travail partagé The Common Desk à Dallas propose des imprimantes partagées gratuites, de la bière pression et une utilisation illimitée des salles de conférence.

Les suites de bureau exécutives, qui, tout comme les espaces de coworking, exigent des frais d’adhésion, existent depuis des décennies. Ils peuvent permettre d'accéder à des espaces coûteux et prisés dans des zones de choix que les nouvelles petites entreprises ne pourraient autrement pas se permettre.

Amata Office Solutions, fournisseur de suites bureautiques avec six sites à Chicago, achète des étages entiers d'immeubles de bureaux majeurs, puis offre cet espace aux particuliers et aux petites entreprises sur la base de l'adhésion. Le co-fondateur, Frank Chalupa, a déclaré que si certains propriétaires de petites entreprises essayaient d’obtenir des bureaux dans ce genre de bâtiment, ils seraient probablement boudés parce que leurs entreprises étaient trop petites.

Amata loue un étage entier et coupe essentiellement la tarte en morceaux plus petits. Les propriétaires de petites entreprises ont ainsi accès aux types de bureaux et aux emplacements qu’ils souhaitent. Selon M. Chalupa, un abonnement mensuel chez Amata peut coûter de quelques centaines de dollars à quelques milliers de dollars, en fonction de la taille de l'espace.

3. Configuration rapide

Avec des espaces de travail partagés, il n’est pas nécessaire de faire un déménagement coûteux: ils feront le gros du travail pour vous. Par exemple, Amata «construira des immeubles de grande hauteur, occupera un étage entier, l’évidera, le restructurera et le transformera en bureaux loués individuellement», déclare Chalupa. "Vous louez par le bureau, mais ce n’est pas juste une boîte." Comme pour beaucoup de membres de la suite exécutive, les bureaux d’Amata sont "plug and play", ajoute-t-il, avec le téléphone, Internet et d’autres utilitaires déjà configurés. Apportez votre ordinateur et vous êtes prêt à partir.

4. commodités gratuites

Si vous louez votre propre espace de bureau, vous êtes responsable du paiement des services publics, des fournitures et des commodités. Avec les bureaux partagés, les services publics tels que l’eau et Internet sont inclus, de même que les autres commodités, notamment le café et les fournitures de cuisine. Cela réduit les coûts et certains des détails auxquels vous devez faire face au jour le jour.

Certains offrent plus. Le Common Desk, par exemple, propose des imprimantes partagées gratuites, une bière à la pression et une utilisation illimitée dans les salles de conférence. Certaines suites exécutives, comme Amata, proposent des salles de conférence payantes ou à crédit. Amata comprend également le tri et la distribution du courrier gratuit.

5. Flexibilité et évolutivité

Le Common Desk propose différents niveaux d’adhésion: bureau privé et options de co-working ouvertes.

La plupart des espaces de travail partagés offrent des abonnements mensuels, contrairement aux baux de bureaux traditionnels, qui vous enferment pendant des années. Les solutions Common Desk et Amata Office offrent différents niveaux d’adhésion avec des options de bureau privé et de co-working ouvert.

Étant donné que vous payez une adhésion mensuelle ou annuelle pour un bureau partagé plutôt qu'un bail à long terme, vous pouvez généralement mettre à niveau ou déclasser vos offres à tout moment. Si votre entreprise se développe ou se contracte, vous pouvez ajouter ou supprimer de l’espace si nécessaire.

6. Personnel de soutien abordable

Les espaces de coworking ont du personnel pour aider les membres, mais en général ils n’aident pas aux tâches administratives. Toutefois, les suites exécutives ont souvent du personnel administratif gratuit ou facturé à la tâche.

Par exemple, chez Amata Office Solutions, l’adhésion inclut les services d’aide à la réception et de courrier. Deux des sites d’Amata se trouvent à proximité d’un palais de justice et sont spécialisés dans les entreprises juridiques. Ils offrent donc à leurs membres une assistance juridique sur demande, telle que des services d’aide judiciaire et parajuridique, sur une base horaire ou à projet. "Pour qu'un avocat puisse créer son propre cabinet, il doit faire appel à une réceptionniste ou à un technicien juridique", a déclaré M. Chalupa. Dans les bureaux partagés offrant ces offres, un avocat peut payer ces services au fur et à mesure, ce qui permet de réaliser des économies substantielles par rapport aux effectifs à plein temps.

7. Opportunités de mise en réseau

Toutes les suites exécutives et tous les bureaux partagés ne mettent pas l’accent sur la communauté, mais pour Clark, c’est une valeur fondamentale du travail collaboratif.Avec un plan d'étage ouvert et des événements destinés à se mêler, les espaces de travail collaboratif facilitent la mise en réseau. Selon M. Clark, bon nombre de ses membres trouvent du travail par l’intermédiaire de leurs collègues, en plus d’un réservoir de talents adapté aux propriétaires de petites entreprises ayant besoin d’ajouter des employés.

Dernière pensée

Lorsque vous décidez de votre environnement de travail, gardez à l'esprit qu'il peut y avoir de grandes différences entre travailler dans un espace ouvert avec un groupe et travailler dans un bureau privé. Certaines personnes trouvent que leur productivité baisse dans un environnement ouvert, fait remarquer Chalupa. Bien qu’il soit utile d’avoir une communauté, certains propriétaires de petites entreprises trouveront peut-être qu’ils ont de meilleurs résultats s’ils disposent d’un bureau privé.

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Emily Starbuck Crone est rédactrice à Investmentmatome, un site Web sur les finances personnelles. Email: [email protected] . Gazouillement: @emstarbuck .

Photos du Common Desk via Lindsey Miller Photo.