Comment orchestrer des réunions efficaces |

[Ceci est un commentaire de Helena Hauk de 5th Gear Consulting. Helen nous a approché pour parler d'orchestrer des réunions efficaces et je ne pouvais pas dire non au sujet. - Kai]

Personne n'aime les rencontres et si les gens peuvent les éviter, ils le feront. Malheureusement, les réunions sont une partie nécessaire et vitale de la conduite des affaires, d'autant plus que votre entreprise se développe et la communication en tête-à-tête devient plus dispersée. Les réunions n'ont pas à aspirer l'énergie de votre organisation (ou dévorer votre temps). Pour éviter que les réunions ne se transforment en vampires organisationnels:

1. Commencez par un agenda: sachez exactement ce que vous voulez couvrir et communiquez-le à votre équipe avant qui se dirigera vers la salle de conférence.
2. Communiquez à l'avance: Faites savoir à l'avance aux membres du personnel auxquels vous pensez être présents et à ce qu'ils doivent apporter (rapports, statistiques ou autres informations importantes).
3. Soyez prévenant: dites à votre équipe avant, pendant et après Vous comprenez bien la valeur de leur temps et appréciez qu'ils le sacrifient pour assister à votre réunion. Cela montrera que vous appréciez et respectez leur temps tout autant que le vôtre.

Alors que vous êtes dans la réunion, il est important que vous restiez sur la cible et que vous suiviez l'ordre du jour que vous avez défini à l'avance. La plupart des réunions s'échappent si vous ne les laissez pas faire. Restez en contrôle en tout temps. Si quelqu'un pose des questions hors sujet ou qui ne sont pas pertinentes pour le groupe, prenez rendez-vous pour parler avec eux par la suite. De cette façon, ils ont toujours l'impression d'obtenir l'attention et les réponses qu'ils recherchent sans nuire au groupe ou à la tâche à accomplir.

En terminant votre réunion, assurez-vous que tout le monde comprend clairement les prochaines étapes. Affectez toutes les tâches et tous les délais avant pour interrompre la réunion. De cette façon, votre réunion mène réellement au progrès, plutôt que de simplement fournir des interruptions à votre journée.

Rappelez-vous, les réunions devraient faire avancer votre entreprise, ne pas consommer votre temps. C'est à vous de tuer le temps et de garder votre équipe sur la bonne voie. Faites-le avec un plan bien pensé, une communication solide et un regard stratégique sur l'avenir.

"La productivité n'est jamais un accident. C'est toujours le résultat d'un engagement envers l'excellence, une planification intelligente et un effort ciblé. "~ Paul J. Meyer