Les petites entreprises: commencer du bon pied |

Puis-je être totalement honnête avec vous?

Fournir des services informatiques aux petites entreprises est souvent frustrant.

Cela est particulièrement vrai lorsque la première chose entendre quelqu'un, c'est quand tout le bureau s'est effondré dans un désastre catastrophique.

Je veux dire, bien sûr, du point de vue du fournisseur de services, il y a de l'argent à faire dans l'effort de sauvetage.

J'ai pensé que, avec les bons préparatifs, rien de tout cela ne devait jamais arriver.

Voici la saleté intérieure sur la façon de le faire dès le début:

Vous ne pouvez pas passer à la stratégie

OK, je sais ce que vous pensez.

"Je n'ai pas besoin d'une stratégie informatique. J'ai juste besoin d'ordinateurs et d'une connexion Internet. "

Et vous auriez raison. Vous pouvez totalement vous en sortir, pendant un certain temps, au moins. La plupart du temps, vous vous présenterez au bureau et tout fonctionnera comme la veille.

Mais, voici le problème

Sans stratégie, vous devrez sans cesse reporter les mises à niveau et les remplacements nécessaires à Infrastructure. Vous éviterez également les travaux de prévention et de maintenance qui empêchent les petits problèmes de se transformer en catastrophes.

Cela peut se transformer en une situation de «mort par mille coupures» - petits problèmes récurrents car ils ne sont jamais résolus correctement. Les frais d'appel des techniciens et la perte de productivité ne cessent de s'accumuler.

Ils peuvent également se transformer en désastres tous azimuts qui paralysent l'ensemble de votre entreprise.

Ce n'est pas si différent de conduire un vieil obus qui n'obtient jamais service régulier - vous le faites pour économiser de l'argent, et pourtant cela finit par coûter si cher de rester sur la route.

Et, de la même manière qu'une vieille voiture mal entretenue pourrait bien s'effondrer sur le chemin de

Sans stratégie informatique, vous ne gérez pas les problèmes informatiques: vous ne répondez que lorsqu'ils surviennent.

Placez une valeur sur votre productivité

Une grande partie du problème réside dans le fait que vous avez probablement une meilleure idée de ce qu'il en coûte pour éviter les problèmes informatiques que d'en faire l'expérience.

Nouveaux contrats de matériel, de logiciels et de support informatique venez avec des étiquettes de prix claires. Mais à moins de vous être assis et de faire des calculs, vous n'avez probablement pas une idée précise de ce que vos temps d'arrêt coûtent réellement.

Combien dépensez-vous une heure en salaire? Combien en une journée sur le loyer, les factures, et les coûts de marketing?

Lorsque vos systèmes sont en panne, vous accumulez encore ces dépenses. Vous n'avez rien à montrer pour eux.

Le coup que vous portez à la réputation, au moral et à l'élan est plus difficile à calculer, mais tout de même très réel.

Vous n'avez probablement pas besoin d'être trop profondeur avec ceci-vous ne pouvez jamais anticiper exactement comment n'importe quel problème donné vous affectera. Juste une idée approximative qui vous aidera à mieux évaluer votre productivité.

Mais si vous ne vous asseyez jamais et ne pensez jamais à ce que vos temps d'arrêt coûtent vraiment, il y a de fortes chances que vous les sous-estimiez. Vous éviterez et différerez continuellement toute sorte de décision active pour prendre le contrôle de vos tracas informatiques - sans vous rendre compte combien d'argent vous saignez sur les dépenses opérationnelles car ces tracas gèlent votre entreprise.

Définir clairement la responsabilité de l'informatique

Le pire dans le fait de ne pas avoir de stratégie informatique claire est que vous n'avez généralement personne en charge de votre environnement informatique.

La façon la plus courante dont les petites entreprises se trompent est de compter sur un employé sans rôle informatique formel. «L'ordinateur connaît les ordinateurs».

L'autre façon est d'engager un professionnel de l'informatique de manière impromptue à mesure que des problèmes apparaissent.

Dans chaque cas, vous attendez que les choses tournent mal avant d'agir. Vous ne résolvez pas les problèmes avant qu'ils ne se produisent.

Voyons exactement comment cela fonctionne

Cela aura un sens plus concret en regardant comment cela peut se jouer dans le monde réel.

Disons que, après quelques années d'utilisation régulière, le disque dur de votre fichier le serveur s'épuise. C'est en fait l'une des défaillances matérielles les plus courantes sur un serveur.

C'est pourquoi à peu près tous les serveurs conservent les mêmes données sur deux disques. Ainsi, quand on se casse, on passe immédiatement à un autre et on peut continuer sans perdre une seconde de productivité.

Le serveur envoie également un message à votre administrateur système pour lui faire savoir que le lecteur doit être remplacé. Il y a de fortes chances que les baies de disque de votre serveur soient "remplaçables à chaud", ce qui signifie que le technicien peut l'ouvrir et remplacer le disque pendant qu'il fonctionne encore.

Perdre le lecteur qui détient le travail de tout le monde Mais avec cette combinaison de petites innovations soignées, il peut être manipulé si bien que le reste du bureau ne s'en apercevra même pas.

Jusqu'ici, tout va bien. Mais que se passe-t-il si personne ne reçoit ou ne surveille ces alertes que quelque chose ne va pas?

Eh bien, vous êtes juste une panne de disque dur loin de tout votre bureau. Votre disque dur restant est tout aussi vieux et a été soumis exactement à la même utilisation, donc ce moment ne sera pas trop loin.

Cela signifie que personne ne peut travailler tant que votre technicien n'a pas le temps de remplacer vos morts disques durs et récupérer vos données à partir de vos sauvegardes. C'est un travail urgent, donc vous êtes probablement obligé de payer des frais d'appel d'urgence ou après les heures de travail.

Et voici la partie effrayante: parce que personne n'a été clairement responsable de tout cela, ce pourrait aussi être le Lorsque vous découvrez que vos sauvegardes sont corrompues.

Ceci est juste l'un des moyens par lesquels une maintenance mineure, laissée sans surveillance, peut se transformer en un gel stressant et horriblement coûteux de votre bureau entier.

Les failles de sécurité informatique représentent un coût croissant pour les entreprises de toutes tailles. En 2017, l'homme d'affaires milliardaire Warren Buffett a même déclaré que la cybersécurité était le plus grand défi de l'humanité.

Sans responsabilité claire pour l'informatique, il n'y a pas de responsabilité claire pour assurer la sécurité des systèmes et des pare-feu. système d'exploitation et le firmware de votre routeur patché pour les mises à jour de sécurité.

Personne ne s'occupe de cela, une violation de sécurité coûteuse et stressante n'est pas une question de si, mais quand.

Employant, contractant ou externalisant

S'il y a le volume de travail pour les occuper, il peut être logique d'embaucher un technicien ou un administrateur de système sur une base à temps partiel ou à temps plein.

Très peu de nouvelles entreprises auront besoin de ce volume de travail. Ici, il peut être plus judicieux d'embaucher un pigiste pour surveiller vos systèmes à distance et fournir des services sur place pour le nombre d'heures dont vous avez besoin.

Que vous embauchez ou que vous vous engagez, il est important d'engager quelqu'un avec de l'expérience Services informatiques dans un environnement professionnel. Sinon, il est trop facile de se retrouver avec quelqu'un qui ne comprend pas les conventions et les normes de l'industrie et qui fait les choses de façon étrange et merveilleuse. Cela vous laisse avec un environnement informatique complètement incompréhensible pour tout autre technicien. C'est ici qu'il peut être utile d'engager un consultant pour vous aider à soumettre vos candidats.

Beaucoup de propriétaires de petites entreprises ont l'impression d'avoir assez de choses à gérer sans avoir à s'en préoccuper et externalisent leur support informatique à une entreprise externe

Prenez le contrôle de votre durée de vie de l'infrastructure informatique

Regardez: Lorsque votre environnement informatique est uniquement votre ordinateur et vous, la gestion du cycle de vie est facile. Tout ce que vous avez à faire est d'acheter un ordinateur et de l'utiliser.

Quelques années plus tard, il deviendra un peu lent et aura du mal à suivre les demandes croissantes de nouveaux logiciels. C'est à ce moment-là que vous en achetez un nouveau.

Cette approche «voyons juste ce qui se passe» ne s'adapte pas très bien. Vous commencez à rencontrer des problèmes dans un environnement plus complexe, tel qu'un réseau client / serveur.

Les ruptures provoquent des interruptions et des temps d'arrêt

Malheureusement, remplacer les choses une à la fois signifie généralement attendre qu'elles finissent par se briser. Cela signifie que chaque article que vous achetez a l'opportunité d'interrompre votre journée de travail - et peut-être au pire moment.

Les interruptions et la perte de productivité sont souvent beaucoup plus coûteuses que le matériel lui-même. Vous pouvez également augmenter les coûts supplémentaires en payant des frais d'appel à votre technicien chaque fois que quelque chose doit être remplacé.

Votre environnement informatique va devenir plus banal et complexe

Avec les années, le plus gros problème avec tout remplacer Un à la fois est que, pour garder tous les éléments de conversation entre eux, votre environnement informatique accumulera progressivement des configurations et des solutions rapides bizarres qui finissent par traîner pendant des années.

votre environnement informatique devient plus idiosyncratique, il devient beaucoup plus difficile à comprendre pour les techniciens. Les tâches de base prennent beaucoup plus de temps - d'une façon ou d'une autre, vous paierez pour ce temps-là.

L'une des parties les plus troublantes est que vous pouvez vous fier à d'anciens logiciels et à d'anciens protocoles. l'application de mises à jour de sécurité peut empêcher votre logiciel de fonctionner ou empêcher vos machines de communiquer entre elles.

Certaines entreprises dans cette situation finissent par ne pas appliquer de mises à jour de sécurité, se laissant largement ouvertes aux rançongiciels. En 2017, les deux pires attaques de rançongiciels ont toutes deux ciblé une faille de sécurité déjà corrigée par Microsoft.

En ayant une date de remplacement claire pour votre infrastructure, vous pouvez éviter de sérieux problèmes dans les années à venir.

remplacez votre infrastructure

L'un des avantages de prendre le contrôle de la durée de vie de l'infrastructure est que les délais de remplacement ne vous sont plus imposés. Vous pouvez le programmer pour la partie de l'année.

Pour de nombreuses entreprises, ce sera durant l'été lorsque votre personnel et vos clients seront en vacances. Mais si l'été est votre période la plus occupée, peut-être que l'hiver pourrait être meilleur.

Bien sûr, la partie la plus lente de l'année est aussi celle où le flux de trésorerie est le plus serré. Mais en sachant à l'avance combien tout doit être remplacé, vous aurez suffisamment de temps pour le budget.

Jusqu'à présent, vous devriez vous asseoir avec votre technicien pour planifier correctement votre migration vers une nouvelle infrastructure. Si le reste de votre bureau n'est pas complètement arrêté pendant la migration, vous pouvez également envisager des moyens de garder vos employés productifs pour le moment.

Règles d'écriture pour la sécurité informatique et la restauration

La sécurité informatique est plus que simplement un logiciel correctement configuré et mis à jour. De nombreuses attaques ciblent la vulnérabilité humaine en incitant les utilisateurs à exécuter du code malveillant ou en piratant des mots de passe devinables.

Bien entendu, malgré vos meilleurs préparatifs, vous risquez de vous brûler.

Faites du harcèlement et de l'hameçonnage sur votre personnel

Les attaques par hameçonnage se font passer pour des courriels légitimes afin d'inciter les gens à utiliser des pièces jointes malveillantes. De plus en plus, les entreprises sont également ciblées par le «spear phishing», un type d'e-mail d'hameçonnage écrit pour cibler une personne spécifique.

Vous devez former votre personnel à reconnaître ces menaces. Assurez-vous d'avoir une vraie conversation à ce sujet, plutôt que de simplement leur faire signer un document pour dire qu'ils comprennent la politique de l'entreprise.

Ne supposez pas que ce genre de choses est évident. Cela peut vous sembler évident, mais tout le monde n'a pas le même niveau de connaissance.

Stratégies de mots de passe internes et externes

Le matériel informatique de plus en plus puissant rend toujours plus facile le piratage des mots de passe.

Si vous ne définissez pas de règles de mot de passe, il est probable vous et votre personnel avez choisi quelque chose d'insécurisant. Les bons mots de passe doivent comporter au moins 10 caractères et ne pas dépendre excessivement des mots courants. Ils devraient également être uniques.

Parce qu'il peut être difficile de mémoriser un grand nombre de mots de passe remplissant ces conditions, vous pouvez envisager l'utilisation d'un gestionnaire de mots de passe - nous utilisons LastPass, mais toutes les alternatives populaires font beaucoup même chose.

Plan de reprise après sinistre

La plupart des propriétaires d'entreprise réalisent à quel point il est important d'avoir des sauvegardes. Mais moins comprennent la nécessité d'un plan de reprise après sinistre - un ensemble de procédures à suivre en cas de catastrophes majeures telles qu'un rançongiciel, un cambriolage ou une inondation.

Lorsque ces catastrophes surviennent, chaque seconde de productivité perdue coûte de l'argent. Vous ne voulez pas vraiment passer ce temps à déterminer ce que vous devez faire - et il est trop tard pour identifier les autres préparatifs que vous auriez dû faire.

Les plans de reprise après sinistre doivent être revus à mesure que votre environnement informatique évolue.

Il s'agit d'éviter les maux de tête en grandissant

La plupart d'entre nous ont passé une grande partie de leur vie à utiliser leur ordinateur à la maison, à l'école, à l'université et au travail sans vraiment réfléchir à notre «stratégie». Nous l'allumons simplement et nous commençons à l'utiliser pour faire avancer les choses.

Cette attitude est bonne dans de nombreuses situations, mais si vous gérez vos besoins informatiques dans une nouvelle entreprise, vous vous mettez en place pour le stress, les dépenses et maux de tête. Les bonnes nouvelles sont que cela peut être évité.

En planifiant correctement qui est responsable de votre IT, combien de temps vous attendez-vous à ce qu'il dure, comment votre personnel doit l'utiliser, et que faire quand les choses tournent mal, vous pouvez donner votre nouvelle entreprise, la meilleure chance de succès.