Exemple de réussite d'une petite entreprise: le groupe Marks aide les PME à accéder au nuage

Si vous êtes un propriétaire de petite entreprise, vous utilisez probablement des ordinateurs et toute cette technologie pour gérer votre entreprise. Mais vous utilisez peut-être encore la technologie à l'ancienne, comme les petites entreprises l'ont fait en 2010, par exemple.

Vous avez probablement des ordinateurs au bureau, des serveurs dans une arrière-salle les connectant à un réseau et un autre équipement où vous stockez toutes vos données. Le logiciel que vous utilisez a probablement été livré dans un emballage rétractable et vous avez fait appel à un expert en informatique pour l’installer et faire fonctionner votre réseau.

Oui, c’est vieux.

C’est à peu près ce que possédait une entreprise de chauffage et de climatisation de Pennsylvanie et ce qu’elle a finalement laissé derrière, grâce à une petite entreprise appelée le groupe Marks, qui permet à d’autres petites entreprises d’utiliser la technologie au XXIe siècle.

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Le nuage, défini

Vous ressemblez peut-être à la plupart des petites entreprises du pays qui n’ont pas encore migré vers le cloud. Ce nuage fait référence au système dans lequel les utilisateurs accèdent à la puissance de calcul via un réseau basé sur le Web, sans avoir à tout configurer dans leur bureau.

Dans le cloud, la plupart des tâches de votre petite entreprise (gestion de vos livres, suivi de l'inventaire, vérification de la satisfaction de vos clients) sont effectuées en ligne. Pas besoin d'acheter vos propres serveurs et autre matériel, et dans certains cas, pas besoin d'embaucher du personnel informatique pour gérer votre réseau. Quelqu'un d'autre le fera pour vous.

Dans le passé, on appelait cela l'informatique utilitaire, car elle transforme à peu près la puissance de calcul en un utilitaire, comme l'eau ou l'électricité.

Au lieu de payer immédiatement pour une application logicielle, vous payez généralement un abonnement mensuel basé sur le nombre d'utilisateurs. Au lieu d'avoir toutes vos données au bureau, celles-ci sont stockées dans un centre de données quelque part, peut-être même à des centaines de kilomètres de chez vous.

Selon un rapport de 2013 de la National Small Business Association, plus de la moitié des petites entreprises américaines, soit 57%, n'utilisent pas les technologies cloud. Mais voici une autre statistique frappante: il y a cinq ans à peine, en 2010, seulement 5% des petites entreprises utilisaient leur technologie via le cloud.

Épargne rapide

Oliver Heating & Cooling, âgé de 44 ans et comptant environ 200 employés basé à Morton, en Pennsylvanie, fait partie des nouveaux convertis dans le cloud computing.

La société s’est récemment tournée vers le groupe Marks, une petite entreprise basée à Philadelphie et comptant 10 employés, qui aide les entreprises à fonctionner plus efficacement en intégrant les nouvelles technologies de l’information, y compris les systèmes en nuage.

Selon Todd Whitmire, directeur informatique de la société, Oliver se débattait avec un "logiciel obsolète" pour garder la trace de ses clients.

«Nous avions du mal à suivre les prospects et les ventes», a-t-il déclaré à Investmentmatome. «Nous avions du mal à rassembler toutes les informations. Obtenir tous les rapports commençait à devenir extrêmement difficile."

Le groupe Marks a contribué à la migration du système d’Oliver vers Microsoft Dynamics. La société a choisi la version basée sur le cloud. Il en coûtait environ 20 000 $, ce qui incluait les honoraires du groupe Marks.

La société a réalisé des économies presque immédiatement. Dans le passé, Oliver devait débourser jusqu'à 15 000 USD pour les licences et jusqu'à 2 000 USD pour chaque mise à jour. Avec le système basé sur le cloud, Oliver paie un abonnement mensuel de 65 USD par utilisateur, soit environ 950 USD par mois.

Ils ont également économisé en n'achetant pas de matériel. Oliver a dépensé environ 137 000 $ tous les cinq à sept ans pour acheter de nouveaux serveurs, ce qui représente environ 30 000 $ par an.

«Nous sommes en avance sur le jeu maintenant, car nous ne dépensons pas 30 000 dollars par an pour les serveurs», a déclaré Whitmire.

Le nouveau système de gestion de la relation client, ou CRM, est également pratique et efficace.

"Cela en vaut la peine", dit-il. «C’est une information en direct, et vous pouvez explorer en profondeur. Vous savez à quel point les cadres supérieurs aiment ces tableaux de bord. Ils peuvent tout voir en direct. Cela leur donne une sensation de chaleur et de flou.

Entrer dans le 21ème siècle

C’est une bonne nouvelle pour Gene Marks, propriétaire du groupe Marks, qui écrit également un article populaire sur les petites entreprises pour le Washington Post, Forbes, le Huffington Post et le magazine Entrepreneur.

Il est devenu un évangéliste du cloud computing après sa propre expérience approximative des logiciels de gestion.

Il a fondé le groupe Marks en 1994 avec son père qui, at-il dit, "vendait le pire logiciel de comptabilité au monde, une application qu’il développait seul et qui n’arrivait jamais aux heures de grande écoute".

«Après six années tumultueuses, une grande chose est arrivée: l'année 2000, qui a essentiellement désactivé son logiciel», a-t-il déclaré, évoquant la prétendue crise de l'an 2000 qui a frappé les systèmes informatiques du monde entier.

Ainsi, leur entreprise a changé de stratégie et a commencé à revendre d'autres produits logiciels et services de support.Le groupe Marks propose désormais des applications métiers basées sur le cloud et sur site pour une gamme de tâches allant de la gestion des relations clients à la surveillance des stocks en passant par le suivi des finances.

Marks nomme cinq tâches principales que les petites entreprises pourraient effectuer dans le cloud:

1. Vous pouvez conserver vos comptes clients via des programmes de «gestion des relations client» ou de CRM, tels que Zoho.com.
2. Vous pouvez gérer vos finances et vos transactions en utilisant un programme tel que Xero.com.
3. Vous pouvez faciliter la collaboration et la coordination des opérations de vos employés via des applications telles que Microsoft Office Live 365.
4. Vous pouvez faciliter la gestion de projets à l'aide d'un programme tel que Basecamp.
5. Vous pouvez rendre les communications au sein de l'entreprise plus rapides et plus efficaces. Marks cite la célèbre application de communication Slack.

Roger Kay, analyste technologique chevronné chez Endpoint Technologies Associates, a déclaré: «Les petites entreprises peuvent sans aucun doute tirer parti du cloud», en particulier à mesure que leurs options se développent. «En ce qui concerne le cloud, il y en a pour tous les goûts», dit-il à Investmentmatome.

Aujourd'hui, le cloud n'est pas toujours facile à vendre aux petites entreprises. Marks cite trois questions fréquemment posées.

"Pourquoi est-ce que je paie mensuellement alors qu'avant, je ne payais qu'une fois?"

«À cela, je leur explique qu'ils n'auront plus à faire face à la maintenance annuelle, au matériel, aux mises à niveau, aux sauvegardes et à l'accès», a-t-il déclaré à Investmentmatome. "Cela réduit leur coût de possession."

"Comment savoir si mes données sont sécurisées?"

«Je leur demande s’ils pensent honnêtement que leur propre sécurité interne est en réalité supérieure à celle de Microsoft, Salesforce ou d’autres grands fournisseurs de cloud», déclare-t-il. «Le modèle commercial de ces entreprises repose sur la meilleure sécurité. Même si personne ne peut être sûr à 100%, elles disposent certainement de meilleures ressources."

"Comment savoir si ces fournisseurs de cloud computing vont être présents et qu'adviendra-t-il de mes données si ce n'est pas le cas?"

Marks répond: «Même si un fournisseur d'informatique en nuage a des problèmes, il est plus que probable que ses clients seront achetés par quelqu'un d'autre." la clientèle de l'entreprise acquise.

Kay de Endpoint Technologies Associates dit également qu'il ferait de la sécurité et de la commodité l'une des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises devraient adopter l'informatique en nuage.

"Je ne mesurerais pas la valeur des économies de coûts, mais celle de l'assurance de ne pas perdre de données en tant qu'entreprise, ce qui pourrait être catastrophique", a-t-il déclaré.

«Je connaissais un gars qui avait perdu son cahier avec toutes ses affaires dessus, et il ne l'avait jamais sauvegardé. Cela l'a littéralement mis hors service. Il est également intéressant de pouvoir accéder à vos fichiers à partir d’autres machines. Je suis connu pour avoir cherché un fichier dans un lecteur de mon téléphone alors que je n'avais pas d'ordinateur avec moi."

Confort du cloud

La quête de commodité a également conduit une autre petite entreprise à faire appel au groupe Marks pour obtenir de l'aide. Thompson Mahogany est une entreprise de bois d’œuvre âgée de 172 ans basée à Philadelphie.

Le directeur général, Andrew Nuffer, a déclaré que la société souhaitait se débarrasser d'un système qu'il qualifiait de "paresseux". Sa question principale au groupe de marques, a-t-il déclaré, était: iPads ou smartphones pour qu'ils n'aient pas à revenir au bureau pour saisir leurs informations dans notre CRM? ”

Oui il y avait. Avec l’aide du groupe Marks, Thompson Mahogany est devenu un autre converti dans le cloud computing.

«À long terme, cela en vaut la peine», déclare Nuffer à Investmentmatome. Le nouveau système lui a facilité la vie, ainsi que celle de ses employés, ajoute-t-il. «Nous pouvons simplement nous garer sur le bord de la route et chercher quelque chose. Nous sommes en mesure de faire plus de travail."

Mais Nuffer, dont la société a vu le jour en 1843, dit qu’il a toujours des scrupules à adopter totalement le cloud. La société dispose toujours de systèmes sur site pour certaines tâches clés, telles que la gestion des stocks.

Nuffer a déclaré que la société n'envisageait pas de transférer ces technologies dans le cloud. "Trop de secrets commerciaux en eux", dit-il, bien qu'il ajoute: "Mais qui sait. Cela pourrait changer dans les 10 prochaines années. Si vous m'aviez dit il y a 10 ans que je pouvais tout faire sur un iPhone, je me serais moqué de vous."

«C’est notre premier pas dans ce domaine», dit-il. «Peut-être allons-nous plus loin. Je ne sais pas."

De plus en plus de petites entreprises continueront probablement à adopter le nuage, spécule Gene Marks.

«La vraie raison? Les propriétaires de petites entreprises n'auront bientôt plus le choix », a-t-il déclaré. «Les éditeurs de logiciels consacrent la majorité de leurs travaux de recherche et développement aux applications en nuage. Les sociétés d'infrastructure accélèrent et accélèrent leur accès. Pour les éditeurs de logiciels, le modèle commercial est bien meilleur, avec un flux de revenus constant et prévisible et un contrôle accru des coûts de support. Les petites entreprises vont être poussées là-bas, qu'on le veuille ou non. Le moment est donc venu de régler le problème."

Pour en savoir plus sur les applications d'entreprise en nuage, consultez un article de Investmentmatome sur 20 applications pour les propriétaires de petites entreprises. Le groupe Marks propose également une page vidéo sur les différentes applications cloud pour les petites entreprises.

Benjamin Pimentel est un rédacteur personnel couvrant les petites entreprises de Investmentmatome. Suivez le sur Twitter @benpimentel , sur Google+ et sur LinkedIn.

Pour plus d'informations sur la création et la gestion d'une entreprise, visitez le site Notre site Small Business Guide . Pour des réponses gratuites et personnalisées aux questions sur le démarrage et le financement de votre entreprise, visitez le Petite entreprise section de la page Demandez à un conseiller de Investmentmatome.

Photo de Gene Marks avec l’aimable autorisation du groupe Marks.