Comment marquer des travaux sous contrat pour votre petite entreprise

La famille d’Adriana Flores vend des instruments de musique depuis 88 ans. Son grand-père, Alfredo Flores Sr., contraint de fuir son pays aux États-Unis pendant la révolution mexicaine du début des années 1900, a commencé à vendre des pianos repris acquis achetés à la banque où il avait travaillé pendant la Grande Dépression.

Dans les années 1960, le père de Flores a commencé à gérer le magasin - aujourd'hui le Alamo Music Center de San Antonio, au Texas - et a pris deux mesures importantes pour se développer: vendre d'autres types d'instruments de musique et s'inscrire pour postuler à des contrats avec le gouvernement fédéral.

Flores, maintenant vice-président du magasin, estime que depuis lors, le magasin a vendu au gouvernement des milliers d’instruments de musique tout en desservant des clients locaux. Les marchés publics représentent environ un sixième de l’activité de la société, dit-elle.

Chaque année, le gouvernement fédéral dépense entre 400 et 500 milliards de dollars en contrats, avec pour objectif d'allouer 23% des contrats aux petites entreprises. Même les entreprises de secteurs qui ne crient pas à la «nécessité du gouvernement» peuvent être éligibles à des contrats fédéraux - il faut tout, des tubas aux fournitures de bureau en passant par les services de conciergerie.

Que faut-il pour obtenir votre part du gâteau des contrats fédéraux? Voici les étapes clés.

Inscrivez votre entreprise

Inscrivez votre entreprise sur SAM.gov. Le processus gratuit implique l'obtention d'un numéro d'identification à neuf chiffres, appelé numéro DUNS, pour chaque site de votre entreprise, ainsi que la désignation d'un ou de plusieurs codes du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord, ou SCIAN, décrivant les produits ou services que votre entreprise propose..

En plus de l'objectif de 23% en matière d'approvisionnement des petites entreprises, le gouvernement s'est également fixé pour objectif de fournir du travail aux propriétaires de petites entreprises traditionnellement défavorisées, y compris les anciens combattants handicapés, les minorités et les femmes. Pour vous qualifier, vous devez obtenir une certification de la US Small Business Administration.

Considérer la sous-traitance

Si votre petite entreprise est vraiment petite (pensez à un service de design d'intérieur composé d'une seule personne), la sous-traitance peut être le moyen le plus efficace et le plus accessible d'accéder aux contrats fédéraux. Lorsqu'il attribue un contrat important, le gouvernement demande souvent à un contractant principal de sous-traiter une partie des travaux à une ou plusieurs petites entreprises. En s'associant avec les entrepreneurs principaux, les petites entreprises peuvent acquérir de l'expérience en matière de passation de marchés publics et améliorer leurs résultats.

Le gouvernement gère une base de données sur les principales opportunités de contrat fédérales et la SBA gère une base de données sur les opportunités de sous-traitance.

Écrire une proposition

Si vous trouvez dans la base de données une opportunité de contrat principale que vous souhaitez exploiter, votre prochaine étape consiste à soumettre une proposition. Rédiger une proposition peut être décourageant, mais il est important de fournir les détails spécifiques demandés par le contrat dans le format exact demandé.

Le processus est délicat, mais il est possible de trouver de l’aide en cours de route.

Le processus d’achat du gouvernement «est un processus juste mais complexe, composé d’acronymes, de réglementations et d’exigences», déclare Ed Coleman, président du chapitre de Washington, DC, de SCORE, un service gratuit de mentorat pour les petites entreprises. «Avant de répondre à [une demande de proposition], je recommanderais que la petite entreprise organise des ateliers gratuits et / ou peu coûteux pour se familiariser avec le processus fédéral.» Des ateliers sont disponibles via le SBA, SCORE ou un centre d'assistance technique en approvisionnement local..

La SBA propose également le programme All Small Mentor-Protege qui associe les petites entreprises nouvellement recrutées par le gouvernement à un contrat avec un mentor qui peut les aider tout au long du processus.

Remplir le contrat

Selon Flores, la fourniture des biens ou des services promis dans la proposition est une tâche ardue, en particulier si le contrat implique des commandes pour plusieurs agences. Alamo Music Center a intégré le processus à sa stratégie commerciale en désignant des employés chargés de mener à bien les contrats.

«Il y a beaucoup de règles folles que vous devez suivre parce que vous travaillez avec le gouvernement», dit Flores. Pour un client typique du commerce de détail, précise-t-elle, vous vendez simplement un article, vous lui donnez la facture et vous êtes payé dans un délai déterminé. «Mais avec le gouvernement, vous devez tout mettre dans un système spécial, tout doit correspondre parfaitement et sinon, il est rejeté et vous devez le refaire. »

Bien que le processus puisse être compliqué, pour Flores et Alamo Music Center, remplir des contrats signifie plus que de l'argent. cela leur permet également de représenter le pays à l'étranger.

De nombreux groupes qui reçoivent des instruments de musique des contrats voyagent à travers le monde, explique Flores. «Ils se produisent pour différentes ambassades ou pays. Ils représentent donc les États-Unis dans le monde et utilisent nos produits pour le faire.

"C'est plutôt cool, on peut en faire partie."

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