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Nous avons donc vu des exemples simples, dans des exemples d'états financiers, de comment les choses peuvent aller différemment que prévu. La gestion réelle ici n'est pas seulement les calculs, mais plutôt la gestion des différences.

Vous devez regarder au-delà des chiffres, parler aux gens, apporter ces choses dans les réunions pour que le plan reste vivant en tant que planification, et devient la gestion. Ce n'est pas toujours évident.

De nombreuses entreprises, en particulier les petites entreprises, ignorent ou oublient l'autre moitié de la budgétisation. Les budgets sont trop souvent proposés, discutés, acceptés et oubliés. L'analyse de la variance porte sur le fait de savoir ce qui a causé une différence entre les chiffres du plan et les chiffres réels. Une bonne gestion examine ce que cette différence signifie pour l'entreprise.

L'analyse de la variance va du simple et direct au sophistiqué et complexe. Certains systèmes de comptabilité analytique séparent les variances en plusieurs types et catégories. Parfois, un seul résultat peut être décomposé en plusieurs variations, positives et négatives.

Les systèmes les plus sophistiqués séparent les facteurs unitaires et les prix sur les matériaux, les heures travaillées, le coût par heure sur le travail direct et les frais fixes et variables variances. Bien que difficile, ce genre d'analyse peut être très précieux dans une entreprise complexe.

Recherchez des détails. Parler aux gens

Cette présentation des écarts montre l'importance de la bonne analyse. En théorie, les écarts positifs sont de bonnes nouvelles car ils signifient que les dépenses ont été inférieures aux prévisions.

En continuant avec notre exemple, l'écart positif de 5 000 $ en publicité en janvier signifie 5 000 $ de moins que ce qui avait été dépensé, et la variance positive de 7 000 $ en littérature (c.-à-d. En février, 7 000 $ de moins que prévu ont été dépensés. La variance négative pour la publicité en février et en mars et la variance négative pour la littérature en mars montrent que l'on a dépensé plus que ce qui était prévu pour ces articles.

L'évaluation de ces écarts nécessite une réflexion. Les variances positives ne sont pas toujours de bonnes nouvelles. Par exemple:

• L'écart positif de 5 000 $ dans la publicité signifie que l'argent n'a pas été dépensé, mais cela signifie également que la publicité n'a pas été placée. Les ventes de systèmes étaient bien en deçà des attentes pour cette même période - la publicité ratée en janvier pourrait-elle être une cause possible?
• Pour la littérature, les 7 000 $ de février pourraient être une date limite ratée pour la littérature. Si c'est le cas, il semble au moins que les coûts à l'achèvement soient de 6 401 $, soit un peu moins que les 7 000 $ prévus.

Parmi les variances uniques les plus importantes pour un poste de dépenses dans un mois indiqué dans l'illustration, il y avait l'écart positif de 7 000 $ pour les nouvelles dépenses de documentation en février. Est-ce une bonne ou une mauvaise nouvelle? Chaque variance devrait susciter des questions.

• Pourquoi un projet a-t-il coûté plus ou moins que prévu?
• Les objectifs ont-ils été atteints?
• Un écart positif reflète-t-il une économie ou un échec?
• la variance reflète un changement dans les plans, un échec de gestion ou un budget irréaliste?

Une table de variance peut fournir des informations significatives à la direction. Sans ces données, certaines de ces questions importantes pourraient ne pas être posées.

Plus d'informations sur Variance

L'analyse des écarts sur les ventes peut être très complexe. Il peut y avoir des différences significatives entre les ventes projetées et les ventes réelles en raison de différents volumes unitaires, ou en raison de différents prix moyens. Dans l'exemple de variance des ventes de ce chapitre, la variance des unités montre que les ventes de systèmes ont été décevantes. Dans l'écart de dépenses, cependant, nous pouvons voir que les coûts de publicité et d'envoi étaient en deçà du plan. Pourrait-il y avoir une corrélation entre les dépenses épargnées dans le publipostage et les ventes inférieures aux prévisions? Oui, bien sûr, il pourrait.

Le coût d'expédition était beaucoup moins que prévu, mais en conséquence les ventes prévues ne sont jamais arrivées. La variance positive des dépenses n'est donc pas bonne pour l'entreprise. Les frais de vente et de marketing ont également été supérieurs aux prévisions en mars, entraînant une autre variation négative.

Le tableau des écarts des prévisions de ventes, présenté précédemment, qui compare la variance des unités et la variance des ventes, ne laisse pas de surprises. Les ventes unitaires inférieures aux prévisions ont également eu des valeurs de ventes inférieures aux prévisions. Comparez cela avec Service, dans lequel les unités inférieures ont donné des ventes plus élevées (indiquant des prix beaucoup plus élevés que prévu). Est-ce une indication d'une nouvelle opportunité de profit ou d'une nouvelle tendance? Cela dépend clairement des spécificités de votre entreprise.

Il est souvent difficile de dire ce qui a causé des différences de coûts. Si les calendriers de dépenses ne sont pas respectés, la variance peut être causée simplement par un volume unitaire inférieur. La direction veut probablement connaître les résultats par unité, le prix réel et les commentaires détaillés sur les programmes de marketing

Résumé

La qualité d'un plan d'affaires est mesurée non par la qualité de ses idées, analyse ou présentation, mais seulement par l'implémentation qu'elle provoque. Il est vrai, bien sûr, que certains plans d'affaires sont développés uniquement comme des documents de vente pour générer des ressources financières. Pour ces plans, leur valeur est mesurée par leur efficacité dans la vente d'une opportunité d'affaires à un investisseur potentiel. Pour les plans créés pour aider à gérer une entreprise, leur valeur est mesurée par combien ils aident à gérer une entreprise - en d'autres termes, leur mise en œuvre.

Analyse de la variance est essentielle à la bonne gestion. Vous devez suivre et suivre les budgets, principalement grâce à l'analyse des écarts, ou les budgets seront inutiles.

Bien que l'analyse des écarts puisse être très complexe, le guide principal est le bon sens. En général, le dépassement du budget est un écart positif, et le dépassement du budget est un écart négatif. Mais le vrai test de la gestion devrait être de savoir si le résultat était bon pour les affaires.