Conseils d'une agence de recouvrement B2B sur comment être payé |

Vous avez élaboré un excellent plan d'affaires et vous avez de nouveaux clients potentiels. Le problème, c'est qu'ils veulent payer après que vous avez livré votre produit ou service.

Cela vous rend mal à l'aise parce que la pire chose qui puisse arriver est que vous ne soyez pas payé. Cependant, vous êtes nouveau dans le jeu et vous voulez garder les choses flexibles. Que pouvez-vous faire pour minimiser les risques que cela se produise?

Connaissez votre client

Chaque semaine au sein du Groupe Kaplan, un client nous demande de le récupérer auprès d'un client commercial, mais la documentation ne montre pas définitivement qui est le client.

Par exemple:

• Il se peut qu'il n'y ait pas de commande
• Le client peut avoir plusieurs entités différentes, et la paperasse ne précise pas quelle entité est responsable.
• L'entreprise aurait pu être vendue sans que le vendeur sache et l'ordre venait d'une nouvelle entité non identifiée.
• Le client utilise un nom commercial ou un DBA et non le nom de l'entité légale.
• La documentation décrit le nom de l'entité en tant que société ou LLC, mais l'entité n'est pas réellement enregistrée.

L'un de ces problèmes peut entraîner votre non-paiement. Donc, au niveau le plus élémentaire, assurez-vous d'obtenir le nom légal du client, son adresse physique et de vérifier les informations de contact (téléphone, téléphone portable, email). Assurez-vous que le nom légal figure sur chaque commande ou contrat.

Voir aussi: Comment un client peut améliorer votre entreprise

Enquêter sur votre client

Les banques ne prêtent pas d'argent sans enquêter sur le crédit d'un client. Les vendeurs doivent faire de même. Généralement, les fournisseurs collectent ces informations sur une demande de crédit. Si vous n'en avez pas, le manuel de demande de crédit eBook gratuit a 19 échantillons et des explications détaillées de tout à considérer.

Une fois que vous avez des informations, vous devez vérifier et vérifier leur crédit. Voici quelques-unes des choses que vous pouvez faire:

• Vérifiez le nom de l'entité en ligne gratuitement avec le secrétaire d'État.
• Communiquez avec le service commercial et les coordonnées bancaires
• Générez un rapport de solvabilité.

Voir aussi: 8 astuces pour établir un crédit commercial et obtenir un financement

Nous avons récemment eu un client qui a fait un travail de consultant de 30 000 $ sans rien faire de tout cela. En moins de trois minutes et pour moins d'un dollar, nous avons appris que leur client avait des privilèges fiscaux de plus de 500 000 $, possédait une douzaine d'entités différentes avec près de 1 million de dollars de jugements et qu'il n'y avait aucun espoir d'être payé. protections

Il est essentiel que votre client accepte vos conditions de paiement, y compris ce qui se passe s'il ne paie pas à temps. Cela peut être intégré dans votre demande de crédit, contrat ou bon de commande. Il devrait indiquer clairement quand le paiement est dû et le taux d'intérêt qui s'accumule s'ils sont en retard. Rendez-les responsables des frais de recouvrement et des frais d'avocat s'ils sont engagés.

Si le client aura plusieurs factures ou un contrat avec des paiements mensuels, une clause d'accélération stipulant que tous les montants sont dus si un paiement est en retard est avantageuse. Vous pouvez également indiquer où un litige se produira si cela devient nécessaire. Demander une garantie personnelle si l'entreprise n'a pas un bon historique de crédit.

Ce sont tous les termes standard que votre client acceptera probablement aussi longtemps que cela se trouve dans votre documentation initiale. Mais une fois qu'ils sont en retard de paiement, il est trop tard pour obtenir ces protections et le levier de collecte qui va avec.

Facturer rapidement, avec précision, et suivre exactement le calendrier

Vous ne pouvez pas être payé si vous ne N'envoyez pas de facture. Si la facture est envoyée en retard, comporte des erreurs ou n'est pas claire, cela donne à votre client une raison de retarder le paiement. Contactez votre client avant qu'une facture soit due pour s'assurer qu'ils l'ont reçu et qu'il n'y a pas de questions ou de préoccupations.

S'ils ne paient pas à temps, faites un suivi le premier jour d'échéance de la facture.

Si votre client apprend que vous le laisserez payer en retard, il le fera . Mettre en place une procédure de suivi à intervalles réguliers des factures en souffrance. Par exemple:

E-mail 15 jours avant la date limite pour vous assurer que votre client a la facture et pas de soucis

• Si vous ne répondez pas, envoyez-le à nouveau dans les quatre jours ouvrables
  • S'il n'y a toujours pas de réponse,
  • Appelez le jour où une facture doit être renseignée sur le statut de paiement
• Si elle dit que le paiement a été posté, demandez le numéro de chèque, s'il s'agit du paiement intégral et la date d'envoi
  • Si vous n'atteignez pas une personne en direct, effectuez un suivi tous les deux ou trois jours jusqu'à ce que vous obteniez une réponse par téléphone ou par e-mail
  • Si 15 jours sont échus et sans engagement, envoyez une lettre en retard et envoyez une copie par e-mail
• En cas de retard de 30 jours, appelez et envoyez un courriel au gestionnaire des comptes fournisseurs ou à la direction des finances avec un suivi hebdomadaire
• . Au plus tard 60 jours après, appelez et envoyez un courriel au propriétaire de l'entreprise. Expliquez que vous devrez escalader s'ils ne paient pas.
• À 75 jours, envoyez un dernier avis par courrier et par courriel avec une demande de 10 jours
• Appelez le propriétaire et le directeur des finances quelques jours plus tard pour Assurez-vous d'avoir reçu l'avis
  • Confiez-vous à une agence de recouvrement spécialisée dans les réclamations B2B lorsque l'échéance est de 90 jours
• Cela peut sembler beaucoup de travail. Mais, ce n'est rien comparé à la douleur et la perte financière de ne pas être payé ou toujours être payé en retard.

Le flux de trésorerie est essentiel pour toutes les entreprises et si vous ne restez pas au-dessus de vos créances, les choses peuvent se détériorer rapidement. Vous pouvez toujours avoir des exceptions à ces directives. La clé est d'avoir un ensemble de procédures que vous suivez régulièrement et les exceptions ne sont accordées que si nécessaire.

N'ayez pas peur de demander l'argent qui vous appartient et de suspendre la fourniture de services ou de produits jusqu'à ce que toutes les factures échues

Voir aussi: Modèles de factures gratuits que vous pouvez utiliser dès maintenant

Agissez rapidement si vous êtes en retard

Les statistiques de sondage compilées depuis de nombreuses années par la Commercial Law League montrent que les chances de collecter une facture diminuent davantage un pour cent par semaine une fois qu'il est en retard.

Lorsqu'une facture est en souffrance depuis 90 jours, il y a déjà 26% de chances qu'elle ne soit jamais payée. Au bout de sept mois, il y a moins de 50% de chance de collectionner.

La plupart des agences de recouvrement travaillent sur une base de contingence - vous ne payez que si elles collectent.

Lorsqu'un compte nécessite une attention particulière, plus vite vous le confiez à une agence de recouvrement commerciale réputée, plus vous avez de chances d'obtenir quelque chose au lieu de rien.