ÉTablir un calendrier de conservation des documents pour votre entreprise |

Nous savons tous, ou devrions savoir, que nous devons sauvegarder et sauvegarder nos documents commerciaux. Lorsque nous démarrons, il est facile de s'accrocher à tous les documents, reçus, factures et dossiers commerciaux. Mais après quelques années, nous constatons que tous ces disques occupent plus d'espace dans les classeurs que les espaces de travail pour nous-mêmes et nos employés.

La bonne nouvelle est que nous n'avons pas vraiment besoin de garder tous ces enregistrements pour toujours. Oui, certains nous devons garder pour toujours. Certains nous gardons seulement jusqu'à ce que l'IRS ait fait son chemin avec nous. Et certains doivent être conservés pendant quelques années seulement.

Déterminer quels enregistrements doivent être conservés, et pendant combien de temps, est un peu plus difficile. Et l'élimination adéquate des documents temporaires n'est pas aussi simple que de jeter les documents dans le bac de recyclage.

Voici où le calendrier de conservation des documents entre en jeu. Ce document répertorie les types d'enregistrements produits par votre entreprise (finances, personnel, manuels d'employés, contrats, opérations, comptes rendus de réunions, déclarations de politique, déclarations de confidentialité en ligne … la liste peut sembler interminable); identifie toutes les exigences légales pour combien de temps le dossier doit être conservé et l'autorité requise, comme l'IRS ou la loi Sarbanes-Oxley; notera combien de temps l'enregistrement est généralement utilisé activement dans les opérations commerciales; et peut aussi contenir d'autres informations, telles que noter que les enregistrements contiennent des données personnelles d'identification sensibles; et si les microfilms ou les copies scannées numériquement sont des alternatives légales acceptables au document papier.

Recherchez sur Internet et vous trouverez beaucoup d'informations sur les calendriers de conservation des documents et des échantillons, tels que celui offert par Millennium Records Management. Rappelez-vous, cependant, qu'un exemple d'horaire est juste une représentation généralisée de ce à quoi l'on ressemble. Votre calendrier de conservation des documents sera adapté à votre type d'entreprise, à votre lieu de résidence, dans quel (s) État (s) et / ou pays vous exercez, que vous soyez une entreprise privée ou que vous soyez une entreprise publique,

Vous voudrez travailler avec votre comptable, votre conseiller juridique et / ou une société professionnelle de gestion de documents pour développer et mettre en place le vôtre.

Vous mettez en œuvre le calendrier de conservation des documents de manière officielle tout le monde dans votre entreprise le sait. Cela permet de s'assurer que vos dossiers vitaux sont effectivement conservés en premier lieu. Plus tard, disons que vous avez plusieurs classeurs de factures fournisseurs. Votre calendrier de conservation indique que vous devez les conserver pendant six ans, mais l'expérience montre que vous ne les occupez que pendant trois ans. Sachant cela, vous pouvez libérer votre espace bureau / entreprise en transférant ces enregistrements pour sécuriser le stockage hors site ou un support de stockage alternatif acceptable.

Une fois que vous avez des enregistrements qui atteignent la fin de leur période de rétention, vous pouvez en disposer. Mais, comme je l'ai dit, vous ne pouvez pas simplement les jeter dans la boîte de recyclage. Vous devez avoir un processus établi pour leur élimination. Oui, vous devez créer plus de documentation pour vous débarrasser des anciens documents.

Vous souhaiterez que les personnes qui ont généré les enregistrements signent qu'ils n'ont plus besoin des enregistrements. Vous devez noter que les enregistrements ont atteint la fin de leur période de conservation conformément à votre calendrier de conservation des dossiers et que leur période de conservation n'a pas été prolongée en raison d'audits, de litiges, etc.

Vous voudrez certifier: comment, et par qui, les documents ont été détruits. C'est plus facile aujourd'hui que par le passé, quand j'ai passé de nombreuses heures à transporter des boîtes jusqu'à un quai de chargement et à acheminer du papier dans une déchiqueteuse à côté d'une benne à ordures. Ces dernières années, les entreprises de déchiquetage mobiles ont proliféré. Ils conduiront leurs grands broyeurs de confettis montés sur camion à votre entreprise, transporteront vos boîtes au camion, vous assisteront à leur destruction et vous remettront un certificat de destruction.

L'établissement, la mise en œuvre et le respect d'un calendrier de conservation des dossiers contribueront grandement à assurer que votre entreprise conserve et conserve les dossiers essentiels dont vous avez besoin pour poursuivre vos activités. Et, dans le pire des cas, si vous êtes impliqué dans un litige ou autre, prouvez que vos dossiers sont conservés et détruits dans un processus régulier, établi, approuvé et documenté, et non pas à minuit, derrière la grange. une tentative d'amateur pour éviter la culpabilité et la responsabilité, ou entraver le processus légal.