Conseil d'expert: 8 conseils pour passer un entretien téléphonique

Vous avez rédigé un curriculum vitae réfléchi et une lettre de motivation exceptionnelle qui ont attiré l’attention d’un employeur potentiel et vous avez réussi le premier tour du processus d’embauche. Bien que ce soit un motif de célébration, assurez-vous de contenir votre enthousiasme. Le prochain défi, l’entretien téléphonique, déterminera probablement si vous serez finaliste pour le poste. C’est votre chance de laisser vos mots en dire long sur votre personnalité et de prouver que vous êtes la meilleure personne pour le poste.

Mais maîtriser l'art de l'entretien téléphonique prend de la pratique. Même les chercheurs d'emploi les plus expérimentés peuvent ne pas répondre aux questions souvent complexes. Ne risquez pas de rater le travail de vos rêves si vous n’êtes pas préparé. Suivez ces conseils d'experts en gestion de carrière pour participer à une entrevue téléphonique et pour être invité à une réunion en personne.

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AVANT L'ENTRETIEN TÉLÉPHONIQUE:

1. Etudiez l'entreprise et le poste.

Comme vous l'avez fait (espérons-le) lors de la rédaction de votre curriculum vitae et de votre lettre de motivation, veillez à consulter le site Web de l'entreprise et les plateformes de médias sociaux avant votre entretien téléphonique. «Vous devriez être en mesure de parler en toute confiance des priorités de l'entreprise, de son secteur d'activité et de la manière dont vous pouvez aider l'organisation à atteindre ses objectifs et à les dépasser», a déclaré Kim Whiteside, responsable des services de carrière à l'Université Bellevue.

Rafraîchissez votre mémoire en examinant la liste des emplois, le curriculum vitae et la lettre de motivation que vous avez rédigés. Meghan Godorov, directrice adjointe du développement de carrière au Mount Holyoke College, conseille aux chercheurs d'emploi «de toujours conserver une copie de chaque document avec la description du poste sur [son] ordinateur. De cette façon, il sera facile de revoir vos documents et vous n’aurez pas à chercher désespérément ce que vous avez soumis. ”

2. Répétez vos réponses aux questions courantes.

«Ne vous en séparez pas!», Déclare Rich Grant, coordonnateur des stages au Colby College. «Les étudiants devraient prendre les entretiens téléphoniques aussi sérieusement que les entretiens en personne.» L'étude de l'entreprise et du poste occupé n'est que la première étape. vous devez également être à l'aise pour répondre aux questions d'entretien courantes sur votre expérience et vos antécédents. «Lorsque vous parcourez votre CV, réfléchissez à vos expériences et développez des histoires que vous pouvez raconter et qui soutiendront ce que vous prétendez apporter à la table», déclare Godorov. "Vous devez être prêt à répondre à des questions telles que" Parlez-moi de vous-même "et" Pourquoi voulez-vous travailler pour cette entreprise? "Et pouvoir expliquer vos forces et vos faiblesses. M. Godorov a déclaré: «La meilleure façon de s'exercer à répondre à ces questions consiste à passer d'abord un moment à écrire vos réponses sur papier, puis à prendre rendez-vous avec le personnel du service d'orientation professionnelle de votre collège».

Si vous interviewez plusieurs personnes au téléphone, Godorov suggère de trouver des moyens intelligents de pratiquer la conversation. «Trouvez des animaux en peluche ou des figurines auxquelles attribuer le nom de chaque personne. De cette façon, vous pouvez parler à l'objet ou à l'animal lorsque vous parlez au téléphone et peut-être que cela vous aidera avec votre accouchement et votre ton. Cela peut également vous aider à garder une trace de chaque personne en communication. »Elle dit que cette méthode a fonctionné pour elle-même et ses étudiants dans le passé.

PENDANT L'INTERVIEW AU TÉLÉPHONE:

3. Utilisez un téléphone fixe et évitez les distractions.

Toute interruption pendant votre conversation téléphonique peut réduire vos chances d'être rappelé. Grant conseille aux candidats à un poste de «mener l'entretien téléphonique dans un endroit calme et de préférence à l'intérieur d'un téléphone fixe». L'utilisation d'un téléphone fixe plutôt que d'un téléphone portable garantira à l'intervieweur d'entendre chaque mot que vous dites, et vice versa.

Trouvez Karen Andrews, directrice des services d'orientation professionnelle à la Kennesaw State University. Trouvez un endroit tranquille pour tenir la conversation, à l'écart des distractions qui pourraient vous faire paraître peu professionnelles. Elle dit qu'un endroit calme sert également à créer un environnement sans stress, dans lequel le candidat peut se sentir à l'aise.

Whiteside ajoute: «Si possible, trouvez une salle de conférence ou un endroit suffisamment éloigné des animaux domestiques, de la télévision, de la musique et des personnes en arrière-plan. Ne tenez pas votre entretien téléphonique en conduisant ou en effectuant une autre activité."

4. Ayez vos notes et votre CV sous la main.

«L’un des avantages d’une interview téléphonique est que l’employeur ne peut pas vous voir», déclare Jeff Sackaroff, directeur des services d’aide à la carrière à l’Université de Caroline du Nord, Chapel Hill. «Le candidat peut avoir ses notes, son curriculum vitae et sa description de travail devant lui pour s'y référer de manière discrète lors de l'entretien.» Mais il conseille aux étudiants de ne pas simplement lire les notes et leur CV. «Celles-ci peuvent être des outils de référence utiles, si vous avez besoin d'une invite rapide lors de l'entretien», mais il est beaucoup plus professionnel de mémoriser votre présentation avant de commencer l'entretien.

5. Utilisez le S.T.A.R. méthode pour répondre à des questions plus longues.

«Dans une interview, il vous sera demandé de développer votre expérience et de relier ces expériences aux besoins de la société et au poste disponible», explique Godorov. Face à une question qui nécessite une explication plus longue, elle suggère de suivre les instructions données par S.T.A.R. méthode: situation, tâche, action et résultat.Tout d'abord, présentez et analysez une situation spécifique à laquelle vous êtes confronté. Ensuite, expliquez la tâche que vous avez dû accomplir et les mesures que vous avez prises pour résoudre le problème. Enfin, décrivez quels ont été les résultats de vos efforts. Selon M. Godorov, cette dernière étape montrera au responsable du recrutement «ce que vous avez appris de cette expérience et comment vous apporterez ces leçons de manière constructive au travail que vous ferez pour eux».

6. Gardez vos réponses sous deux minutes.

Les entretiens téléphoniques n’offrant aucune chance de déchiffrer les signaux non verbaux de l’intervieweur, vous pouvez ressentir le besoin pressant de combler les lacunes et de poursuivre. Évitez cela en limitant vos réponses à deux minutes. Sackaroff dit de ne pas "confondre le silence de l'intervieweur après votre réponse, comme une invitation" à continuer de parler. "Répondez à la question et attendez que l'intervieweur réponde avec un commentaire ou une question de suivi."

Godorov dit que répondre aux questions en utilisant le S.T.A.R. Cette méthode vous aidera à rester sur la bonne voie et à garder vos réponses concises. Vous voulez que l'intervieweur "comprenne les points forts de vos expériences et leur lien avec le poste" sans surcharger la personne de détails.

En outre, plus vous vous entraînerez à donner vos réponses, dit Sackaroff, plus vous pourrez éviter d'utiliser des mots ou des expressions de remplissage, tels que «comme», «tu sais» et «hum».

7. Parlez avec enthousiasme et évitez les mauvaises étiquettes téléphoniques.

L'entretien téléphonique est votre première occasion de transmettre votre personnalité au responsable du recrutement. «Il est important de projeter clairement et avec enthousiasme. Transmettez de l'énergie et de la passion », dit Whiteside. «La combinaison de la personnalité et du professionnalisme contribuera grandement à créer un lien avec le recruteur, même au téléphone.» De plus, en indiquant votre nom lorsque vous répondez à l'appel, vous ferez preuve d'initiative et de confiance.

Sans ces informations non verbales de la part de l'intervieweur, il est encore plus important que le candidat utilise le ton, la langue, le volume, la diction et la rapidité appropriés lors de l'appel. Il est également très important pour l'intervieweur de zone ou cesser de prêter attention si les réponses du candidat ne sont pas engageantes ou difficiles à suivre."

Andrews conseille aux étudiants de "mener toutes les interviews téléphoniques avec un miroir devant eux." Cela vous permettra de savoir quand vous souriez afin que "la positivité transparaisse dans la voix". Elle ajoute qu'un autre moyen utile d'améliorer vos performances est de: se tenir tout au long de l'entrevue. Cela garantira que vous parlez de manière claire et confiante.

Grant offre une autre sagesse: «Ne mangez ni ne buvez rien, comme du chocolat et des produits laitiers, qui pourrait nuire à votre voix."

8. Prenez des notes et revoyez-vous par la suite.

Dans une interview en personne, lorsque vous souhaitez garder un contact visuel, il peut être difficile de prendre des notes sur ce que dit l'intervieweur. Mais, dit Grant, "dans une interview téléphonique, vous pouvez écrire tout ce que vous voulez". Notez les points clés de l'intervieweur. Ces notes de votre conversation vous aideront à vous familiariser avec les éléments les plus importants du travail. Vous pourrez y faire appel si vous méritez une entrevue en personne.

Prendre des notes vous aidera également à évaluer votre performance, dit Whiteside. De cette façon, vous pourrez étudier «ce que vous avez bien fait et ce que vous changeriez si vous deviez le refaire». Le fait d'apprendre de vos erreurs et de vos succès vous aidera à être encore plus performant lors de votre prochain entretien téléphonique.

[Apprenez quand et comment faire un suivi après une interview]

Karen Andrews travaille dans le domaine du développement de carrière depuis plus de 30 ans. Elle a travaillé dans des écoles professionnelles, des collèges privés d'arts libéraux et a passé les 25 dernières années à la direction des services d'orientation professionnelle à la Kennesaw State University.

Meghan Godorov Il est actuellement directeur adjoint du développement de carrière et conseiller en pré-droit au Mount Holyoke College à South Hadley, dans le Massachusetts. Elle est également propriétaire d'une entreprise de conseil en carrière appelée MLG Career, qu'elle a créée afin de former et de soutenir la génération du millénaire et les personnes qui changent de carrière dans le processus de recherche d'emploi.

Rich Grant est coordonnateur de stage par intérim au Colby College à Waterville, dans le Maine. Il est également président du Maine College Career Consortium.

Jeff Sackaroff est en carrière depuis 14 ans. Il est actuellement directeur associé des services de carrières universitaires à l'Université de Caroline du Nord à Chapel Hill. Auparavant, il a été directeur des services d’études de premier cycle au Poole College of Management de la North Carolina State University.

Kim L. Whiteside est le responsable du Centre de services aux carrières du Bureau des affaires étudiantes de l’Université Bellevue et conseille les étudiants depuis plus de 25 ans. Kim est une experte chevronnée en coaching de dirigeants, apprentissage par l'expérience et conseil en carrière.

Interview téléphonique avec l'aimable autorisation de Shutterstock.