Planification non comptable |

Dans le film de 1994 Stargate avec James Spader et Kurt Russell, un monstre fictif de la nature avait ouvert une étrange porte lumineuse entre deux dimensions. D'un côté, c'était le monde tel que nous le connaissons. De l'autre côté, un monde étrange et étranger, comme on ne l'a jamais vu.

Différentes dimensions

Aujourd'hui, c'est une autre porte des étoiles, l'endroit où deux dimensions se rencontrent. Et dans ce cas, ce n'est pas de la science-fiction, c'est aussi vrai que le business lui-même. L'une de ces dimensions est la comptabilité. L'autre est en train de planifier. Ils se réunissent aujourd'hui.

Fondamentalement, cela se passe comme suit: La comptabilité se termine aujourd'hui et remonte dans le passé. La planification commence aujourd'hui et va de l'avant.

Si cela vous semble théorique ou conceptuel, peut-être un peu impraticable, détrompez-vous. C'est important. Il peut vous épargner des maux de tête et du stress inutiles. Cela vous aidera à rester dans la bonne dimension, sachant que les projections financières dans votre plan d'affaires ne sont pas conçues pour être construites avec des détails atroces.

Un exemple simple

Prenez le bilan ici, un extrait de Wikipédia. Le soi-disant bilan est un rapport financier standard, énumérant les actifs et passifs et le capital d'une entreprise à la fin d'un certain jour, mois, année, ou autre. Les actifs sont bons, les choses que vous possédez comme l'argent et la terre, ou l'argent qui vous est dû comme les comptes débiteurs. Les dettes sont des dettes, de l'argent que vous devez, c'est pourquoi vous voyez des choses qui sont «payables» - ce qui signifie que vous allez devoir les payer - comme des dettes. Le capital est ce qui reste. C'est ce qu'on appelle un bilan parce que c'est magique, la magie de la comptabilité en partie double, les actifs sont toujours exactement égaux au passif et au capital.

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S'agit-il d'un rapport comptable ou d'une projection dans un plan d'affaires? Tu ne peux pas le dire. Il semble exactement la même chose, de toute façon. Cependant, en vérité, ce sont des dimensions différentes.

La comptabilité recueille des enregistrements de transactions

La comptabilité recule dans le passé de manière toujours plus détaillée

Si c'est la comptabilité, alors tous les chiffres affichés sont en fait un rapport sommaire d'une base de données complète de transactions. L'encaisse est comme le solde de votre chéquier, c'est le résultat de l'addition de tous les dépôts et de la soustraction de tous les chèques. Ce qu'ils appellent les comptes débiteurs est la somme de tous les montants d'argent dus par tous les différents clients, un rapport de centaines, peut-être des milliers de transactions différentes. Vous effectuez une vente, laissez une facture, attendez d'être payé, puis finalement payé, enregistrez la transaction, débitez la trésorerie et créditez les comptes débiteurs, et ainsi de suite, grâce à un ensemble de transactions spécifiques. Les 52 000 $ déclarés comme valeur foncière pourraient être ce que vous avez payé pour la terre, mais ce pourrait être la résolution de dizaines de transactions foncières, en vendre, en acheter d'autres, et voilà le solde.

Les bilans de passif, comme les actifs, en comptabilité en gardant une trace de toutes les transactions et en résumant le résultat final. Les billets payables peuvent être des douzaines de petits billets de commerce assis sur un crampon quelque part, ou un prêt de la banque, auquel cas c'est lié au montant du prêt de départ moins le total de tous les paiements de principal.

J'espère que vous avez l'idée: la comptabilité est une énorme collection de transactions passées résumées. Concentrez-vous sur un nombre quelconque dans un relevé comptable et vous devriez pouvoir zoomer sur plus de détails, jusqu'à chaque transaction individuelle.

La planification fait des suppositions éclairées raisonnables

La planification va de l'avant vers l'avenir

Considérons maintenant, si vous voulez, cette même illustration dans le cadre d'un plan d'affaires, en faisant une estimation approximative de ce que sera le solde dans deux ou trois ans. N'essayez même pas, pas une seconde, de penser que vous allez estimer les liquidités en estimant les détails de milliers de transactions et en les additionnant. Vous n'allez pas estimer les actifs en devinant ce que vous allez acheter, et quand (sans parler de la dépréciation, alors faites comme si je ne l'avais pas fait). Vous n'allez pas estimer les dettes en devinant quand vous avez souscrit chaque prêt, exactement ce que vous avez acheté, et quand. Non, c'est impossible et stupide. Vous allez trouver un moyen de deviner vos liquidités, vos actifs, vos passifs, sur la base de suppositions plus larges, liées logiquement aux principaux flux, comme les ventes.

Nous allons travailler ensemble plus tard sur la façon dont vous pouvez faire des estimations raisonnables, mais à titre d'illustration, j'ai quelques exemples pour expliquer la différence dans les dimensions:

• Les débiteurs signifie l'argent qui vous est dû par les clients. Vous faites la vente mais vous livrez une facture et attendez d'être payé; C'est comme ça que ça se passe dans les ventes interentreprises. Donc, vous devez deviner combien d'argent sera assis là, à des points importants dans l'avenir, en attendant d'être payé. Chaque dollar de comptes débiteurs est un dollar moins d'argent comptant, car il a été comptabilisé comme ventes, mais vous n'avez pas l'argent. Vous n'essayez cependant pas de deviner toutes les transactions de vente spécifiques avec tous les clients spécifiques et de les additionner tous et de déterminer où le total sera de deux ou trois ans à partir de maintenant. Au lieu de cela, vous devinez quel pourcentage de ventes implique des factures et attendez, et alors vous devinez combien de jours en moyenne vous devez attendre, et vous pouvez faire quelques trucs de nombres pour faire une conjecture instruite.
• Vous ne devinez pas ce que vous va devoir en additionnant toutes les factures imaginées de certains devinés-à des achats futurs. Au lieu de cela, vous estimez combien vous dépensez en dépenses en pourcentage du chiffre d'affaires et de la masse salariale ou quelque chose, puis vous estimez le montant d'un mois à payer.

Je ne vais pas insister sur les exemples parce que pense que c'est déjà assez pour faire le point. Vous devez faire des suppositions logiques

Pourquoi est-ce important?

De haut en bas et de bas en haut

De temps en temps, je rencontre quelqu'un qui essaie de gérer les moindres détails de la charge d'intérêts prévue pour plusieurs prêts différents avec des taux et des termes différents dans le cadre d'un plan d'affaires. Ou quelqu'un essaie de deviner les actifs en devinant les dates et les valeurs d'achat détaillées. Et puis, il y a des gens qui essaient de projeter les comptes débiteurs futurs par client, en devinant les futures ventes et les modèles de paiement de chaque client.

Le problème, bien sûr, est que c'est vraiment difficile à faire.

Comparez les niveaux de certitude: disons que l'intérêt correspond normalement à un ou deux pour cent des dépenses totales, et les dépenses sont normalement de l'ordre de deux … tiers des ventes. Si votre estimation des ventes pour les années à venir est dans les deux cas, vous vous débrouillez bien mieux que la plupart des autres. À quel point pouvez-vous vous tromper avec un taux d'intérêt estimé simple, et dans quelle mesure cela affecte-t-il vos prévisions? Ne parlons-nous pas de minuscules pourcentages de dépenses, dans un système qui doit estimer d'autres éléments qui ont des centaines de fois plus d'incertitude?

Voici un exemple avec des chiffres: une entreprise prévoit vendre 1 million de dollars et a des intérêts de 10 000 $. La fourchette de plus ou moins 5% des ventes est de 100 000 $, passant de 950 000 $ à 1 050 000 $ le plus élevé. Donc, si vous manquez l'intérêt prévu de 2 000 $? Ou peut-être 5 000 $? Votre projection dépend de l'estimation des ventes, du coût des ventes, de toutes les dépenses et des flux d'actifs et de passifs. Il y a beaucoup d'incertitude dans ce système, cela fait nécessairement partie du processus. Finalement, vous allez gérer l'incertitude en suivant vos résultats tous les mois et en vérifiant la différence entre ce que vous avez planifié et ce qui s'est réellement passé, Je suggère que nous y réfléchissions un instant. Est-il logique que la planification d'entreprise consiste à projeter l'avenir si exactement que l'utilisation d'un taux d'intérêt moyen estimé simple appliqué à votre passif projeté n'est pas assez bonne? Avez-vous vraiment le temps de modéliser l'impact détaillé de plusieurs taux d'intérêt hypothétiques sur plusieurs prêts hypothétiques dans le cadre d'une projection qui dépend d'une prévision de ventes estimée?

La planification sert à prendre des décisions, établir des priorités et gérer. La comptabilité est également pour l'information et la gestion, bien sûr, mais il existe des obligations légales liées aux taxes. La comptabilité doit nécessairement aller très en profondeur dans les détails. La planification nécessite un équilibre entre le détail et le concept, car il y a des moments où trop de détails ne sont pas productifs.

Bonne nouvelle: cela facilite les choses

C'est vraiment une bonne nouvelle pour la planification d'entreprise. Ce que cela signifie, c'est que vous n'avez pas besoin de peindre une image de votre avenir financier en détaillant chaque brique dans chaque bâtiment. Vous pouvez le faire avec un large pinceau. Cela ne le rend pas moins réaliste, en fait, il le rendra d'habitude plus réaliste, du moins c'est ce que j'ai vu en travaillant avec des milliers de personnes sur des milliers de plans d'affaires.

Nous sommes humains. Nous travaillons mieux à imaginer le futur dans l'échelle qu'à le construire brique par brique dans notre esprit.

La comptabilité ne peut jamais être erronée. Les plans d'affaires sont toujours faux (pas qu'ils ne soient pas utiles - c'est comme marcher ou piloter, la valeur est dans la correction et la gestion de l'endroit et de la raison, mais c'est un chapitre différent.)

Mot d'avertissement

La différence entre la planification et la comptabilité est particulièrement difficile à gérer pour les comptables bien formés. Ils ont appris à construire des rapports de bas en haut, à partir des détails, et cela peut les rendre fous quand vous faites des estimations en utilisant des pourcentages et de l'algèbre et du simple bon sens pour quelque chose qu'ils ont appris à construire avec minutie. que de les rendre fous, malheureusement, c'est que parfois cet inconfort dimensionnel peut rendre les comptables si malheureux qu'ils diront que vos estimations sont fausses. Dans ces cas, ils se méprennent souvent sur ce que signifie projeter l'avenir en résumé au lieu de compter les détails dans le passé. Pardonnez-leur, ils veulent bien; mais ne les laissez pas vous rendre fou non plus. S'en tenir à la planification.