Pour détruire ou ne pas déchiqueter? Tenue de registres pour les nouvelles entreprises

Démarrer votre propre entreprise est une première étape passionnante dans le monde du navire. C'est aussi le début de votre relation avec l'IRS.

Vous êtes légalement obligé de garder des dossiers financiers en main pour le bien de l'IRS. Mais quels sont ceux que vous devez conserver, et lesquels ne sont que des encombrements de bureau?

Chez Bench, notre service de comptabilité en ligne, nous sommes experts en ce qui concerne les subtilités du suivi de vos états financiers. Dans ce guide, nous verrons quels enregistrements vous devez conserver, combien de temps vous devez les conserver et quelques méthodes efficaces que vous pouvez utiliser pour conserver vos enregistrements organisés.

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Quels documents fiscaux dois-je garder?

Si vous êtes travailleur indépendant ou propriétaire d'une petite entreprise, l'IRS vous oblige à conserver des documents à l'appui des réclamations de revenus, déductions ou un crédit apparaissant sur votre formulaire de déclaration de revenus. Cela prouve que vous avez gagné ce que vous avez dit à l'IRS vous avez gagné, ou acheté ce que vous avez dit à l'IRS que vous avez acheté.

Généralement, la documentation que vous devez garder comprend:

• Recettes
• Factures
• Chèques annulés
• Factures
• Preuve de paiement
• États financiers de votre comptable
• Déclarations d'impôt précédentes
• Formulaires W2 et 1099
• Toute autre pièce justificative de revenu, de retenue ou de crédit indiqué dans votre déclaration fiscale

Gardez à l'esprit, cette liste n'est pas exhaustive. La nature et la structure juridique de votre entreprise affecteront les enregistrements que vous devez conserver pour l'IRS.

Le fardeau de la preuve incombe à vous, le propriétaire de l'entreprise, de fournir tous les documents nécessaires. Ainsi, lorsque vous commencez à conserver des documents, obéissez à ce principe simple: Conservez tout.

Dans le cas d'un audit, votre première ligne de défense est les reçus et les dossiers fiscaux. Les stocker tous maximisera votre niveau de protection. De plus, en gardant vos reçus, vous serez en mesure de réclamer toutes les déductions fiscales qui vous sont dues.

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Une exception possible: la règle des 75 $

vous n'êtes pas légalement tenu de conserver des reçus. Par exemple, l'IRS ne vous oblige pas à conserver les reçus de voyage (moins l'hébergement), les divertissements, les cadeaux ou le transport, tant que:

• La dépense, hébergement non compris, est inférieure à 75 $
• La dépense est pour le transport, et un reçu n'est pas facilement disponible

Cependant, gardez à l'esprit qu'en cas de vérification, toute dépense peut être remise en question, même celles de moins de 75 $.

Pour plus d'information, regarder dans les lignes directrices de l'IRS sur les dépenses de moins de 75 $.

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Combien de temps pour conserver vos dossiers fiscaux

La règle des trois ans:

Plan pour garder votre impôt les registres pendant trois ans après la date de production de la déclaration ou à compter de la date d'échéance de ladite déclaration (selon la dernière éventualité). Si vous produisez votre déclaration anticipée, elle est traitée comme si elle avait été produite à la date d'échéance.

Cette règle de trois ans nous est transmise par la Loi sur les limitations, qui est la période pendant laquelle vous, le contribuable, pouvez modifier votre déclaration. déclaration d'impôt - ou dans lequel l'IRS peut vérifier ladite déclaration d'impôt. Une fois la période de limitation expirée, vous n'avez plus besoin de conserver les enregistrements fiscaux pour cette période

Exceptions à la règle des trois ans:

Comme toujours, il existe des exceptions à cette règle. Dans certains cas, vous devrez conserver des documents plus longs que ceux exigés par la loi sur les limitations de trois ans. Les exceptions comprennent:

Créances irrécouvrables et titres sans valeur: Si vous en avez déduit le coût dans vos déclarations de revenus, conservez l'enregistrement pendant sept ans

Revenu omis: Si vous ne déclarez pas revenu à l'IRS, et il est plus de 25 pour cent du revenu brut indiqué dans votre déclaration, tenir des registres pendant six ans après la date à laquelle vous avez déposé ou la date d'échéance de la déclaration, selon la plus tardive.Dossiers des employés:

Les relevés d'emploi doivent être conservés quatre ans après la date d'exigibilité des cotisations salariales pertinentes, ou sont payés, selon la date la plus tardive. Retours frauduleux:

Si vous remplissez une déclaration frauduleusement, mieux tenir le coup. Les registres de propriétés:

Vous devez conserver les documents liés à la possession de biens pendant la durée de la prescription - trois ans - après que ces biens vous ont quittés En ce qui concerne les enregistrements de propriétés, vous devez conserver des documents tels que les actes, les titres et les enregistrements de coûts. Cela vous permet de calculer toute dépréciation, amortissement, ou déduction de l'épuisement, ainsi que de prendre en compte le gain ou la perte lorsque vous vendez ou aliéné.

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Comment Après avoir déterminé quels enregistrements vous devez conserver et pour combien de temps, il est temps de mettre en place un système pour les organiser.

Heureusement, l'IRS accepte les documents numériques tant qu'ils sont des reproductions complètes et précises des originaux. Sur demande, vous devriez être en mesure de produire une copie imprimée et lisible d'un document donné.

Cela signifie que les jours d'utilisation d'un classeur grinçant pour stocker vos dossiers fiscaux sont terminés;

Les options de stockage sécurisé sur le cloud telles que Dropbox, Evernote ou Google Drive vous permettent de stocker vos documents en toute sécurité en ligne. Une fois que votre entreprise est établie, si vous trouvez que vous avez beaucoup de paperasse, envisagez d'investir dans un scanner automatique à haute vitesse pour rendre leur transfert en ligne plus efficace.

C'est aussi une bonne idée de garder une copie de sauvegarde vos documents, soit sur un périphérique de stockage physique protégé par mot de passe, soit sur un compte cloud secondaire.

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Tenir des registres à des fins non fiscales

Une fois que vous n'avez plus besoin de conserver un document à des fins fiscales, vérifiez bien que vous n'en avez pas besoin avant de le déchiqueter. Vos créanciers, votre avocat ou votre compagnie d'assurance peuvent avoir besoin que vous les conserviez plus longtemps que l'IRS.

Si vous utilisez le stockage en ligne plutôt que de supprimer des documents dont vous n'avez plus besoin, vous pouvez les archiver définitivement. Naviguez dans les zones grises de la gestion des dossiers des petites entreprises - et établissez un système d'organisation sans papier - vous épargnerez les dangers du fouillis de bureau tout en vous assurant de toujours respecter les règles.