Propriétaires de petites entreprises, commencez à suivre vos indicateurs financiers |

Le contenu de cet article est basé sur une interview réalisée en octobre 2014 avec Sabrina Parsons, PDG de Palo Alto Software.

Pour beaucoup de propriétaires de petites entreprises - en particulier ceux qui ont déjà

Si vous n'êtes pas comptable et que vous n'avez pas d'expérience en affaires, ou une affinité naturelle pour les chiffres, vous pouvez vous retrouver en train de faire des choses. affaires "à la volée, et peut-être ignorer ces" chiffres horribles "jusqu'à ce qu'il soit temps de déposer des taxes.

Bien que ce soit la meilleure approche pour vous lancer et courir vite, c'est aussi une approche qui, à long terme … terme, pourrait être préjudiciable à la croissance et même à la survie de votre entreprise .

Selon une étude de la Small Business Association, 28% des entreprises échouent en raison de problèmes de structure financière de l'entreprise, y compris la tenue de registres comptables médiocres.

Si vous ne tenez pas à jour

Une image claire de la façon dont votre entreprise se porte et de ce que vous devriez suivre au quotidien ne vous aidera pas seulement à dormir. mieux la nuit, mais vous aidera à adopter une approche proactive plutôt que réactive pour gérer votre entreprise, ce qui signifie que vous aurez plus de temps pour résoudre les problèmes avant que les choses tournent mal et, bien sûr, plus de temps pour planifier votre succès. point

Les statistiques financières les plus simples sont les plus importantes à suivre.

Sabrina Parsons, PDG de Palo Alto Software, recommande qu'avant toute chose,

vous vous familiarisiez avec vos indicateurs financiers clés. Ceci inclura des choses comme les métriques de flux de trésorerie et diverses métriques d'états financiers. Quelques questions que vous pourriez avoir l'habitude de poser:

Combien d'argent faites-vous en une journée? Une semaine? Un mois?

• Y a-t-il des jours de la semaine où vous en faites plus?
• Pouvez-vous calculer votre seuil de rentabilité afin de vous donner un objectif de revenu quotidien?
• L'idée ici est finalement de le devenir Si vous connaissez les chiffres, jour après jour ou semaine après semaine, vous pouvez dire «Oh, je dois gagner 1 000 $ de plus cette semaine. Que puis-je faire? Y a-t-il un moyen pour que les clients payent leurs factures plus vite? "

Pourquoi gérer par des métriques?

La raison pour laquelle Palo Alto Software met tellement l'accent sur le suivi des numéros d'affaires est

le processus de prise de décision est beaucoup plus facile. Ces données devraient vous aider à déterminer combien de revenus vous devez réaliser chaque jour, quand organiser vos ventes et si vous devez mettre en place des frais de retard pour les clients. À tout le moins, chaque propriétaire d'entreprise devrait avoir une bonne idée de ses paramètres financiers de base, y compris les flux de trésorerie, le seuil de rentabilité et l'encaisse, ainsi que d'autres paramètres de base comme

Voici quelques mesures financières que vous pouvez commencer à vous familiariser avec:

Capture d'écran d'une partie de Dashboard: le tableau de bord de gestion d'entreprise inclus dans LivePlan.

Cependant, Sabrina prévient les entreprises que l'idée n'est pas de tout suivre:

" Vous ne voulez pas de paralysie d'analyse ou d'aller fou métrique. Vous devez garder à l'esprit que vous ne pouvez pas gérer une centaine de mesures différentes. Ainsi, vous devez garder un œil sur les plus importants - les finances - et une fois que vous devenez plus sophistiqué, passez à des paramètres supplémentaires comme les statistiques de marketing par courriel: taux de clic, taux d'ouverture, désabonnement, etc. vous pouvez passer aux choses qui vous aident à comprendre ce que font vos clients: statistiques concernant les nouveaux clients et les clients, métriques relatives à ce qu'il vous en coûte pour acquérir un client ou servir un client actuel, statistiques relatives aux données de votre panier. >Commencez seulement à aller au-delà des KPI financiers (Key Performance Indicators) quand vous vous sentez à l'aise.

Sabrina suggère de suivre et d'aborder ces paramètres financiers pendant trois à six mois avant d'en ajouter d'autres. De plus, lorsque vous ajoutez des statistiques supplémentaires, veillez à n'en choisir que quelques-unes à la fois. Commencez avec ceux qui peuvent apporter le plus de valeur à l'entreprise

Suivez les choses qui vous permettront d'agir

Une partie de la raison pour laquelle de nombreux propriétaires d'entreprise ne tiennent pas compte de leurs métriques, c'est qu'ils ne le font pas. Je ne comprends pas comment ces chiffres vont les aider.

C'est pourquoi nous recommandons de commencer par des mesures financières de base. Cela vous aidera à comprendre comment agir en fonction de ce que les chiffres vous disent.

Par exemple, si vous envoyez des factures, vous pouvez voir quels sont les jours réels pour être payé, puis les comparer aux critères de référence de l'industrie, devrait vous donner une idée de si vous êtes sur la bonne voie. Et, si vous ne l'êtes pas, vous pouvez également agir en fonction de cette information. Vous pouvez peut-être commencer à appeler et demander à vos clients d'effectuer un paiement, ou vous pouvez appliquer des frais de retard.

Presque tout le monde peut agir sur des paramètres tels que les flux de trésorerie ou le seuil de rentabilité. Comprendre quelque chose d'aussi simple que les flux de trésorerie, vous pourriez être dans un monde de mal.

Sabrina dit: «60 pour cent des petites entreprises qui ont échoué étaient réellement rentables. Ils ont simplement manqué d'argent. Ils ne pouvaient pas payer leurs factures. Et anecdotique, neuf fois sur dix, lorsqu'une entreprise ferme les portes, ils n'ont plus d'argent. S'ils avaient de l'argent, ils auraient pu changer quelque chose. »

Les entreprises de services ont ce problème parce qu'elles ne prennent pas d'argent immédiatement. Au lieu de cela, ils facturent et attendent le paiement.

Comprendre comment ce retard vous affecte est la clé.

Si vous ne le faites pas, cela pourrait vous mettre à la faillite, surtout si vous devez payer des travailleurs et ne pas payer.

Garder un œil sur la mesure des flux de trésorerie (comptes créditeurs) vous donnera un chiffre que vous pourrez comprendre et ensuite comparer avec d'autres entreprises de votre secteur pour voir où vous vous situez.

Comment facilement garder la trace de vos indicateurs financiers clés:

1. Utiliser une solution de comptabilisation Si vous n'utilisez pas déjà une solution de comptabilité, c'est un bon point de départ, ne serait-ce que pour vous assurer que vous disposez des données dont vous aurez besoin pour déposer des taxes. Trop de gens ne suivent pas leurs chiffres ou ne comptent pas sur Word ou Excel pour le faire, ce qui signifie que chaque fois qu'ils veulent voir ce qui se passe dans leur entreprise, ils doivent exécuter un rapport manuel ou passer du temps nouveau graphique ou graphique.

C'est ici qu'une solution comptable facilite les choses. Et bien sûr, si quelque chose est plus facile, vous avez plus de chances de rester au courant.

Si vous êtes une entreprise de services et que vous ne faites que facturer des clients, vous pourriez essayer quelque chose comme Freshbooks. Sinon, si vous exploitez une entreprise plus complexe, Xero ou Quickbooks Online sont de bons endroits pour commencer.

2. Utiliser un tableau de bord de gestion d'entreprise

Une fois que vous avez l'habitude de suivre les chiffres financiers clés de votre entreprise (ou même pour vous habituer à le faire), vous pouvez passer à un outil LivePlan Facilitez le suivi de ces données financières!

Une différence essentielle entre le logiciel de comptabilité et LivePlan est que ce dernier vous donne un aperçu général et immédiat de la situation.

Dans une solution comptable, chaque rapport doit être exécuté séparément et ne peut que comparer entre deux périodes. Par exemple, juillet-septembre par rapport aux prévisions, ou juillet-septembre par rapport à l'année précédente.

Et, dans les logiciels de comptabilité, il suffit souvent de comparer les «chiffres» ou les données tabulées. Si vous voulez un graphique, vous devez l'exporter vers Excel.

LivePlan dispose d'un tableau de bord qui affiche instantanément 14 rapports, ce qui vous permet d'afficher plusieurs rapports. périodes. Par exemple, les gains actuels par rapport aux gains de l'année précédente par rapport aux revenus prévus - le tout dans un tableau.

Une capture d'écran de la répartition des revenus comme vu dans le tableau de bord LivePlan.

Plus que cela, ces rapports peuvent être transformés en visuels, donc, si vous n'êtes pas un «numéro», ou si vous aimez voir les visuels de votre

Sabrina Parsons: "Beaucoup de gens ont peur des chiffres, donc ces visuels sont importants."

En plus de vous laisser comparer En quelques périodes, une partie du problème avec l'utilisation d'un logiciel de comptabilité est que vous devez savoir ce qui est important.

Avec un logiciel comme LivePlan, vous n'avez pas besoin de choisir une métrique particulière. Il affiche automatiquement tous les numéros que vous devez voir sur votre tableau de bord afin que vous puissiez avoir un aperçu rapide de la façon dont votre entreprise fonctionne. Si vous voulez aller plus en détail, vous pouvez cliquer sur l'un des graphiques. Et, pour encore plus de détails, si vous avez connecté LivePlan à votre logiciel de comptabilité, vous pouvez y trouver exactement les chiffres qui vous montrent pourquoi les revenus sont en hausse ou en baisse.

Le but n'est pas de vous vendre sur tout, mais pour vous faire comprendre que si vous faites le suivi de vos métriques financières clés aussi facile que possible, vous serez en mesure de prendre des décisions rapides et éclairées, et adopter une approche proactive de la gestion de votre entreprise. à tous les propriétaires d'entreprise:

"Plus vous suivez, plus vous suivez. Plus vous voyez des données et réalisez à quel point c'est utile quand vient le temps de prendre des décisions, plus il sera facile de prendre des décisions. Le démarrage est la partie la plus difficile. "

Les autres ressources que vous pouvez trouver utiles sont:

Les 5 métriques à suivre pour votre entreprise d'abonnement pour réussir

Les 6 mesures Web les plus importantes à suivre pour votre site Web professionnel

Les 10 meilleurs outils pour suivre vos statistiques Web

Quelles mesures suivez-vous?

Chaque entreprise est différente et, en tant que telle, trouvera nécessaire de garder la trace des différents numéros. Êtes-vous d'accord avec à partir de métriques financières de base? Selon vous, quelles statistiques sont essentielles à surveiller?

Les statistiques que vous avez suivies ont-elles changé au fil du temps?