Comment externaliser efficacement lors de la gestion d'une petite entreprise |

Quand vous dirigez une petite entreprise, c'est toujours une bonne nouvelle de découvrir que vous avez plus de travail que vous pouvez faire. Et quand une charge de travail croissante ne justifie pas l'embauche d'un employé supplémentaire, l'externalisation peut être une solution efficace et financièrement viable.

L'externalisation a ses avantages; En effet, cela peut alléger la pression de votre équipe interne, mais il existe des préoccupations évidentes à l'idée de laisser une personne externe, quelle que soit sa compétence ou son expérience, contribuer au fonctionnement et à la production de votre entreprise.

Attribuer tâches pour les fournisseurs d'externalisation

Même si vous avez pris la décision d'externaliser des tâches en raison d'une charge de travail croissante, il va sans dire que le travail le plus important et le plus vital doit absolument rester à l'interne. Vous aurez plus de contrôle et de participation sur ce qui est produit, et ce travail sera effectué par des personnes qui ont une connaissance plus détaillée de votre entreprise et de son fonctionnement.

Quand une personne travaille en dehors d'un environnement de travail vous avez naturellement moins de contrôle et d'influence sur le travail qu'ils produisent et la façon dont ils le font.

Si vous employez quelqu'un de façon temporaire, c'est souvent la tendance à relâcher le processus par lequel la personne et son les compétences sont évaluées. Cependant, peu importe la période pendant laquelle une personne travaillera avec une entreprise, ses compétences et son expérience devraient être examinées avec la même attention aux détails que s'il s'agissait d'un employé potentiel à temps plein.

Utilisez-la procédure et la mentalité que vous feriez si vous engagiez un membre permanent du personnel à temps plein. Même si une personne va contribuer à votre entreprise pendant une période relativement courte, demandez des références, des échantillons de son travail et un dossier détaillé de son expérience et de son historique de travail à ce jour. Vous payez pour leurs services après tout, alors vous devriez vous assurer qu'ils sont capables de fournir un travail de haute qualité qui va contribuer à votre entreprise.

Steve Mezak est PDG d'Accelerance, une société basée en Californie spécialisée dans aider les petites entreprises et les entreprises à externaliser le travail. Parlant à www.businessweek.com, M. Mezak a déclaré: "Embaucher un fournisseur d'externalisation, c'est comme embaucher des employés […] Pensez à l'équipe offshore comme la vôtre, que vous embauchez et gérez avec soin au fil du temps pour obtenir d'excellents résultats. En ce qui concerne les personnes que vous embaucherez, vous veillerez à ce que l'argent utilisé pour l'externalisation du travail ne soit pas gaspillé et que le travail ne sera ni amélioré ni refait par des employés permanents qui sont occupés à s'acquitter de leurs propres responsabilités. Dans un tel cas, la sous-traitance peut essentiellement augmenter la charge de travail.

Pour éviter la nécessité de modifier et d'améliorer le travail, soyez précis en ce qui concerne les tâches que vous confiez à un employé externe. Le simple fait qu'ils ne soient pas dans l'environnement de travail élimine l'occasion de discuter des idées, des exigences et du travail qui est produit. La création d'un dossier détaillé de ce qui est attendu permettra d'économiser du temps et de l'argent, et garantira que les meilleurs résultats sont obtenus dans un délai efficace.

Prendre des mesures pour assurer une externalisation efficace

Attribuer à un employé externe une adresse email Il est essentiel de maintenir le contact, de définir les attentes et les devoirs et de savoir exactement qui est responsable des tâches. Cela sera particulièrement utile s'il y a un conflit ou une confusion quant à ce que l'on attendait d'un employé externe.

Lorsqu'une personne travaille pour votre entreprise, elle doit avoir accès au matériel et à l'information pertinents pour effectuer le travail. Cela inclut l'accès et l'utilisation du système informatique de votre entreprise. Si vous avez effectué les vérifications d'antécédents nécessaires et obtenu des références, vous devriez être en mesure de faire confiance à un individu pour lui donner accès à cette information.

Cependant, à mesure que votre main-d'œuvre augmente, y compris les employés externes, la confiance n'est plus une ligne de défense adéquate en ce qui concerne des choses comme la sécurité des TI. Bien qu'il soit nécessaire, voire vital, que les employés aient accès à du matériel pertinent, s'assurer que vous avez des restrictions adéquates en place éliminera toute menace que des documents confidentiels, y compris des renseignements concernant votre clientèle, pourraient être utilisés de façon inappropriée. La mise en œuvre d'une sécurité informatique efficace, disponible auprès de sociétés telles que la société britannique TSG, est un moyen efficace d'appliquer des politiques de sécurité. Il vous permet de restreindre l'accès à du matériel spécifique, sans entraver le rendement d'un employé, permanent ou temporaire.

Bien qu'il soit de la plus haute importance de décrire ce que l'on attend d'un individu lors de l'externalisation, il est tout aussi important faire en sorte que les questions de paiement soient claires pour un employé externe. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que la sous-traitance devient une nécessité récurrente pour faire face à la demande, un contrat standard qui détermine le paiement et les conditions de travail est une méthode efficace pour contrôler cet aspect de l'externalisation. échelle, en énonçant formellement les attentes et les détails de paiement sur lesquels les deux parties sont d'accord, est plus que suffisant. Comme toute communication entre une entreprise et des employés externes, cela devrait être enregistré sous forme de courriels, de sorte que tous les différends peuvent être rapidement résolus.

L'externalisation vise à vous faire gagner du temps et des efforts, contribuant au succès et à la croissance de votre entreprise. Entreprise. Cependant, prendre le temps et le soin de choisir les employés qui seront responsables de vos tâches déléguées et de mettre en œuvre les mesures nécessaires pour éliminer les problèmes potentiels, fera en sorte que l'externalisation soit une aide plutôt qu'un obstacle à la réussite de votre entreprise.