Gestion des risques pour les organisations à but non lucratif: 10 moyens d'atténuer la fraude

Les organisations à but non lucratif peuvent avoir le cœur à la bonne place, mais, comme toute organisation qui effectue des transactions monétaires, le risque de fraude est toujours présent. Kelly et Owns, LLC ont estimé la fraude nationale à 84 milliards de dollars en 2008, la cause la plus souvent citée étant le manque de contrôles internes. Des églises aux œuvres de bienfaisance, les organisations à but non lucratif doivent prendre les précautions appropriées pour se protéger contre les individus corrompus et une gestion mensongère. Nous avons présenté 10 techniques pour réduire le risque d’activité frauduleuse parmi les organisations à but non lucratif. Bien que cet article constitue une solide introduction à la lutte contre la fraude, nous vous exhortons toutefois à consacrer beaucoup de temps à la recherche sur cet aspect crucial du secteur à but non lucratif.

1. Prêcher par l'exemple

L’une des techniques les plus simples que la direction puisse utiliser consiste à préciser les principes éthiques de l’organisation. Cela peut être fait de deux manières: directement et indirectement. Réglez directement le problème en intégrant la réduction de la fraude dans la formation des employés. Indiquez clairement que ce comportement sera étroitement surveillé et que les auteurs de tels actes seront poursuivis dans toute la mesure permise par la loi. Renforcez indirectement ce message grâce à un exemple managérial. Les dirigeants de l’organisation doivent systématiquement faire preuve d’honnêteté et de vigilance dans la détection et la discipline des comportements inacceptables. Ne transformez pas votre organisation en un régime accusateur paranoïaque, mais informez les employés et les bénévoles, avec fermeté et gentillesse, qu'ils sont surveillés.

2. Diviser et conquérir

Il y a la sécurité dans les nombres. Cet adage suggère normalement une protection contre les forces extérieures hostiles, mais il est également applicable à la détection de menaces internes. Il s'agit d'une directive générale essentielle à garder à l'esprit lorsque vous configurez des contrôles à tous les niveaux de l'organisation. Divisez les tâches de manière à ce que l'argent soit géré et surveillé par plusieurs personnes. Une seule personne agissant seule est moins susceptible de tenter une fraude lorsque d'autres personnes sont impliquées dans une transaction. Par exemple, après une activité de financement, il serait peu judicieux d’affecter une seule personne au décompte, à l’enregistrement et au dépôt des dons en espèces.

3. Fortifiez votre compte bancaire

L'argent à la banque peut ne pas être aussi bien gardé qu'il le devrait. Limitez sévèrement l’accès aux fonds en prenant quelques précautions simples. Tout d’abord, n’utilisez pas de carte de débit. Les protections de débit sont limitées et il peut être difficile de récupérer l'argent manquant. Et deuxièmement, configurez votre compte pour interdire les retraits en espèces. L'argent est une substance glissante. Les retraits doivent prendre la forme d’un chèque à l’ordre du commis comptable. Cela ajoute une étape supplémentaire, ce qui facilite le suivi et le contrôle des retraits.

4. Comptabilité méticuleuse

Chaque organisation a besoin d’un système comptable soigneusement documenté. C’est peut-être le moyen le plus simple de détecter une activité suspecte. Mettre en place un système efficace signifie simplement tout enregistrer. Standardiser un moyen d'écrire chaque transaction monétaire, si petite soit-elle. Enregistrez qui fait quoi et quand. Dans l'exemple des dons de collecte de fonds, gardez une trace de qui collecte l'argent, qui compte l'argent, qui ré compte l'argent, qui dépose l'argent et ainsi de suite. Configurez des chemins de papier clairs faciles à suivre jusqu'à la source. En fonction de l’ampleur de vos activités, il ne serait peut-être pas mauvais d’engager un expert en comptabilité sans but lucratif.

5. Utiliser une carte de crédit

Votre organisation bénéficiera probablement de l’utilisation d’une carte de crédit professionnelle. Les espèces et les chèques ne sont pas toujours pratiques et, comme nous l’avons déjà mentionné, les cartes de débit ne sont pas une bonne idée. Le crédit offre de meilleures protections et ne drainera pas vos fonds en cas de fraude. La clé pour utiliser une carte de crédit est de conserver les reçus. Pour chaque achat, veillez à vous procurer, documenter et archiver un reçu. À la fin de chaque période de facturation, vérifiez les reçus et assurez-vous que le total des frais s’ajoute au montant indiqué sur votre relevé.

6. Présélection des employés

Constituer une équipe de confiance est une évidence. Cela impliquera d'effectuer des vérifications des antécédents sur les recrutements potentiels Vérifiez dès le départ si le demandeur a des antécédents de mauvaise conduite. Cela peut vous sauver un monde de problèmes. Demandez également des références et contactez-les. Si quelques sources fiables peuvent en garantir le demandeur, c’est un bon début. Utilisez le temps d'interview pour traiter les problèmes de fraude. Vous pouvez lire le personnage du demandeur par le biais d’une simple conversation. Présentez-lui des scénarios hypothétiques relatifs à la fraude. Cela vous informera du processus de réflexion du demandeur et vous fera comprendre que votre organisation prend ces questions au sérieux.

7. Fixer un budget

Vous ne pouvez pas obtenir beaucoup plus élémentaire que cela. Établissez un budget et respectez-le. C’est une façon de savoir où va votre argent avant qu’il n’y aille réellement. En créant des attentes, vous pouvez voir où votre argent devrait aller et le comparer à la réalité de la situation. La budgétisation aidera à prévenir les dépenses excessives. Vous saurez combien d'argent devrait être consacré à chaque catégorie et serez en mesure de mieux reconnaître les divergences. Il est probable que vous devrez ajuster votre budget à mesure que le temps passe. C'est très bien. Mais quelle que soit la prévisibilité des actifs futurs, procédez toujours avec un budget basé sur vos meilleures estimations.

8. Audits

Des audits surprises périodiques aideront à vérifier les finances de l’organisation. Bien qu'ils ne soient pas effectués dans le seul but de détecter une fraude, les audits jouent un rôle essentiel dans l'analyse du flux de fonds.Toutes les organisations ne pourront pas se permettre un audit. Si tel est le cas, utilisez une autre partie externe pour examiner les informations comptables et l'historique des transactions. Une partie extérieure peut agir comme un deuxième oeil indispensable et aider à détecter les oublis. En plus de détecter les fraudes, ces examens servent également de mesures préventives et permettent aux employés de savoir que l'entreprise surveille activement les erreurs.

9. Signatures sur les chèques

Exiger deux signatures sur les chèques libellés au nom de l’organisation garantira qu’au moins deux personnes ont examiné et approuvé la transaction. Encore une fois, cela revient à diviser le travail et à augmenter le nombre de personnes nécessaires pour mener à bien une transaction. Si une personne est autorisée à écrire des chèques sans supervision, la porte à la fraude est grande ouverte. Les chèques en blanc doivent également être évités autant que possible.

10. Petite caisse

La réduction de la fraude a lieu à tous les niveaux des finances de l’association. La plupart des organisations maintiennent une réserve de petite caisse pour les petites transactions souvent imprévisibles. Ne commettez pas l'erreur de perdre la trace de la façon dont la petite caisse est dépensée. Oui, il s’agit généralement de mélanges, mais comme il s’agit de billets en dollars, la petite caisse est facile à abuser. Conservez les reçus et tenez un registre serré des dépenses. Un contrôle minutieux des petites transactions dissuadera la fraude à des niveaux plus élevés et plus préjudiciables.