Comment embaucher des employés: 15 étapes pour vous aider à embaucher

Si vous êtes prêt à embaucher votre premier employé, vous pourriez vous sentir un peu dépassé. Après tout, il y a de nombreuses étapes à franchir, et une liste interminable de cerceaux à franchir.

Mais quand on le divise, ce n'est vraiment pas si compliqué. Il faut juste s'organiser et savoir à quoi on a affaire depuis le début.

Commençons.

Lancez le bal:

Avant de commencer à interviewer les candidats, il y a un peu de travail à faire. Je veux prendre soin d'abord. Voici les points à supprimer de votre liste avant de commencer à rencontrer d'éventuels nouveaux employés.

1. Obtenez votre EIN

Avant d'embaucher votre premier employé, vous devez configurer votre EIN ou votre numéro d'identification d'employeur. Aussi connu comme un numéro d'identification fiscale fédéral, cela permettra à votre entreprise d'être reconnu à des fins fiscales.

Vous pouvez lire tout sur le processus d'obtention de votre EIN dans notre article: Comment faire une demande de numéro d'identification fiscale.

2. Inscrivez-vous auprès du département du travail de votre état

Vous devrez vous enregistrer auprès du département du travail de votre état avant de commencer à recruter des employés. Consultez la page du département du Travail des États-Unis pour commencer, qui présente une répartition État par État.

De plus, lorsque vous avez des employés, vous devrez payer les impôts de l'État sur l'indemnisation du chômage. Pour déclarer votre impôt fédéral sur le chômage, vous devrez remplir le formulaire IRS 940.

Si vous devrez payer cette taxe dépend de la taille de votre entreprise (bien que toutes les entreprises, à l'exception des très petites entreprises, doivent s'attendre à payez), lisez donc pour vous assurer de savoir où se situe votre entreprise.

3. Configurez votre assurance d'indemnisation des accidents du travail

Vous devrez créer une assurance d'indemnisation des accidents du travail, au cas où un employé se blesse au travail. Alors que certains États exemptent les très petites entreprises d'avoir un contrat de travail, il est généralement bon de supposer que vous en aurez besoin et d'examiner les options de votre entreprise avant de commencer à recruter.

Vous pouvez probablement combiner l'indemnisation des travailleurs

Rappelez-vous, comme pour la plupart des légalités de création d'entreprise, les lois varient d'un État à l'autre, alors assurez-vous de faire une recherche sur l'assurance contre les accidents du travail dans votre propre entreprise. Etat. La sous-page du Département du travail des États-Unis sur la rémunération des travailleurs est un bon point de départ.

Voir aussi: Est-il temps d'embaucher un employé?

4. Choisissez un système de paie et familiarisez-vous avec les retenues d'impôt employeur

Une fois que vous commencez à payer vos employés, vous devrez retenir une partie de leur revenu et le déposer à l'IRS, ainsi que faire des paiements d'impôt..

La page de l'IRS sur le dépôt et la déclaration des impôts sur l'emploi vous donne un aperçu des formulaires que vous devrez remplir. Vous devez également être conscient que votre état peut vous obliger à retenir des impôts, alors assurez-vous de faire des recherches spécifiques sur votre état.

En termes de choix d'un système de paie, vous avez beaucoup d'options. Chez Palo Alto Software, nous sommes fans de Zenefits, mais le programme que vous choisissez dépendra en fin de compte de vos besoins.

Consultez la section "ressources humaines" de notre article 85 des meilleurs outils pour les startups pour plus d'options et info

Préparez-vous à l'embauche:

D'accord, il y a la partie ennuyante.

Maintenant vient la partie la plus amusante - rencontrer des candidats potentiels.

Vos nouveaux employés vous aideront à grandir et à façonner votre En outre, assurez-vous de consacrer beaucoup de temps et d'énergie à trouver la solution idéale.

Voir aussi: Qu'est-ce qui définit la culture de votre entreprise?

5. Écrire une description du poste

La première chose à faire: vous devrez rédiger une description de poste claire et ciblée pour le poste pour lequel vous embauchez.

Non seulement la description de travail servira de moyen pour les candidats qualifiés de postuler pour votre poste, mais elle sert également de point de référence sur lequel vous pouvez mesurer votre employé à l'avenir.

Vous vous demandez comment rédiger une description de poste? Vous avez de la chance - notre rédactrice en chef, Candice Landau, a récemment écrit un excellent article sur ce sujet. Donc, avant d'appuyer sur, assurez-vous de lire Comment écrire votre première description de travail.

6. Affichez votre offre d'emploi

Une fois que vous aurez rédigé votre description de poste et créé une excellente annonce pour votre poste vacant, vous souhaiterez l'afficher sur des sites classés pertinents. En effet et Monster sont les plus connus, mais des sites comme CareerBuilder et Craigslist ne devraient pas être négligés, ainsi que tous les sites spécifiques à l'industrie.

N'oubliez pas de publier votre travail ouvert sur la page LinkedIn de votre entreprise; L'utilisation de LinkedIn peut accélérer la recherche d'employés, car vous pouvez facilement vérifier l'expérience et les références d'un candidat.

7. Sachez quelles questions vous pouvez et ne pouvez pas poser

Vous voulez avoir une bonne compréhension de la personne que vous êtes sur le point d'embaucher, mais il est important de noter que certaines questions sont juridiquement interdites.

La raison derrière tout cela est en grande partie lié à la discrimination, donc c'est une bonne idée de revoir ce qui est et ce qui ne va pas, et gardez cela à l'esprit lorsque vous posez une liste de questions que vous prévoyez couvrir.

le sujet, consultez notre article, Choses que vous ne devriez jamais demander aux demandeurs d'emploi.

8. Interviewez et embauchez

Félicitations, vous y êtes presque!

Il est maintenant temps d'organiser des entrevues et d'embaucher votre employé.

Bien que la plus grande partie soit maintenant terminée, l'embauche peut être difficile. À la recherche du candidat le plus expérimenté, ou ayant moins d'expérience, mais une bonne attitude?

Pour répondre à cette question, je me suis tourné vers les membres du Young Council dans mon récent article Comment embaucher votre premier employé. Assurez-vous de vérifier cela avant de commencer à interviewer, pour obtenir des commentaires d'autres personnes qui ont réussi à naviguer dans le processus d'embauche.

Voir aussi: Comment inspirer vos employés

Faites la paperasserie:

Une fois que vous avez trouvé quelqu'un de spécial, il est temps de le rendre officiel.

Vous saviez tout de suite que c'était eux et vous êtes prêt à signer sur la ligne pointillée.

Attends-je des relations ou des employés? Eh bien, il se trouve que l'embauche d'un employé est un peu comme un mariage: c'est une relation qui vous profitera tous les deux, et il faut un peu de paperasse pour être officiel.

9. Demandez à votre employé de remplir un formulaire W-4 et un formulaire I-9

Avant de commencer à travailler, votre employé devra remplir un formulaire W-4 et un formulaire I-9.

Qu'est-ce que cela signifie pour vous?

Vous l'avez deviné, vous aurez besoin de revenir au site Web de l'IRS. Consultez leur page sur l'embauche des employés pour la liste complète et les formulaires.

10. Signalez chaque nouvel employé à la nouvelle agence de recrutement de votre état

En réponse à la loi de 1996 sur la responsabilité personnelle et l'opportunité de travail, tous les employeurs sont tenus de signaler les nouveaux employés ou les employés réembauchés dans leur répertoire national.

Cela permet au ministère de la Santé et des Services sociaux, Bureau de l'exécution des ordonnances alimentaires, de repérer les parents qui doivent une pension alimentaire pour enfants. Pour trouver l'agence d'évaluation de votre état, consultez la page Rapports sur les nouveaux employés du Bureau de l'exécution des ordonnances alimentaires pour enfants ou consultez leur version interactif État par État.

Configurez votre lieu de travail:

Une fois que votre employé est officiellement embauché et que tous les documents sont remplis, vous devez vous assurer que votre lieu de travail est prêt pour l'employé. Cela signifie que vos employés doivent connaître leurs droits et bénéficier de conditions de travail sûres.

11. Postez les affiches et les avis nécessaires

Vous devrez accrocher quelques affiches fédérales pour informer les employés de leurs droits en tant que travailleurs. Consultez la page FirstStep Poster Advisor du ministère du Travail pour vous assurer de savoir comment s'y conformer.

Les États ont aussi leurs propres exigences en matière d'affichage, alors assurez-vous de faire des recherches sur les exigences spécifiques de votre état.

12. Adoptez des mesures de sécurité au travail

Afin de vous assurer que votre lieu de travail est sans danger et permet aux employés de faire leur travail efficacement et en toute sécurité, vous devez respecter les exigences de la loi sur la sécurité au travail.. Pour vous assurer de savoir comment vous conformer aux normes et règles de l'OSHA, consultez la page employeur de l'OSHA.

Voir aussi: 7 choses à retenir sur la sécurité au travail

Préparez votre employé:

point et t à traverser avant que votre nouvel employé soit prêt à travailler.

13. À bord de votre nouvel employé

Vous voulez vous assurer que votre employé dispose des outils nécessaires pour faire son travail au mieux de ses possibilités.

Comment pouvez-vous y arriver? En vous assurant qu'ils savent ce que l'on attend d'eux, et ce qui est acceptable dans votre bureau.

Rédaction d'un manuel d'employé peut prendre beaucoup de temps, mais elle peut vous épargner des difficultés en cours de route, c'est donc un bonne chose à considérer.

Si vous êtes une petite entreprise et que vous ne faites que recruter un seul employé, vous pouvez toujours utiliser une version simplifiée, et assurez-vous de couvrir les bases comme le code vestimentaire, votre position sur la rapidité et le travail à distance, et ainsi de suite.

14. Conserver un fichier personnel sur votre nouvel employé

Assurez-vous de garder une trace de toute la documentation importante de l'employé. Cela comprendra tout de leur demande, curriculum vitae, nouveaux documents de location, leurs W-4 et I-9, évaluations de performance, et ainsi de suite.

En matière d'accès des employés aux dossiers du personnel, les lois varient d'un État à l'autre. consultez les lois spécifiques de votre état. C'est aussi une bonne idée de garder ces fichiers dans une armoire de verrouillage, pour s'assurer qu'ils ne sont pas facilement accessibles à quiconque.

15. Mettre en place des avantages sociaux pour les employés

Le cas échéant, vous devrez rencontrer vos employés afin qu'ils puissent souscrire une assurance santé et un plan 401 (k).

Si vous souhaitez plus d'informations sur la façon de déterminer quelles sont vos obligations en matière de santé pour les nouveaux employés, consultez nos articles sur le sujet: 5 façons que les propriétaires de petites entreprises peuvent économiser sur les finances de la santé, et offrant une assurance santé? Questions que les petites entreprises devraient poser

Vous pourriez aussi vouloir lancer un programme de mieux-être ou offrir des incitatifs à vos employés pour des habitudes saines, et dans ce cas, je recommanderais vraiment mon article: Les programmes de mieux-être? Bien que cela puisse sembler un peu intimidant au début, l'embauche d'employés est assez simple; lorsque vous divisez le processus en étapes gérables, cela devient beaucoup plus faisable.

Bonne chance et bonne embauche!