Comment préparer votre entreprise avant la saison des impôts |

Il peut être difficile d'imposer des taxes d'affaires pour de nouveaux articles. Dans cet article, je vais partager des moyens plus intelligents et plus rapides pour enregistrer vos dépenses et suivre vos reçus et autres documents importants pour vos impôts.

Astuce n ° 1: Utilisez un logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses de l'entreprise

L'une des difficultés auxquelles se heurtent de nombreux propriétaires de petites entreprises est de rester haut de leur comptabilité tout au long de l'année. Si vous n'utilisez pas un logiciel de comptabilité comme QuickBooks ou Xero, vous vous préparez à l'échec .

Je suis un CPA et je le crois ou non, j'utilise QuickBooks pour faire mes livres et me préparer pour la saison des impôts. Cela le rend beaucoup plus facile et assure que vous gardez des registres précis de vos revenus et dépenses. Si vous vous trouvez toujours en mode «rattrapage» en ce qui concerne vos livres, vous devez investir dans un logiciel de comptabilité.

Astuce # 2: Utilisez les catégories de dépenses dans votre logiciel de comptabilité

Les catégories de dépenses regrouper les achats que vous faites pour votre entreprise. Par exemple, les fournitures de bureau, les restaurants et l'essence sont des catégories de dépenses. Ils peuvent vous aider à mieux suivre les dépenses des fournisseurs plutôt que de configurer chaque fournisseur pour les achats quotidiens.

La raison en est que cela vous permettra de saisir les dépenses plus rapidement. Cela vous fera gagner du temps et vous permettra de garder une trace des informations les plus importantes requises à des fins fiscales.

Parcourons un scénario pour voir comment cela fonctionne:

En tant que propriétaire d'entreprise, vous achetez probablement fournitures de bureau pour votre entreprise. Heureusement, vous n'êtes pas comme un enfant dans un magasin de bonbons lorgnant tous les nouveaux stylos brillants et les cahiers sur les étagères. Plus que probablement, vous n'achetez que les fournitures de bureau nécessaires dans un magasin de fournitures de bureau comme Office Depot ou Staples, mais vous pouvez également acheter des fournitures de bureau d'autres endroits comme Costco ou Target.

Lorsque vous êtes prêt à enregistrer ces achats logiciel de comptabilité, configurez-le comme ceci:

• Ne créez pas quatre fournisseurs dans QuickBooks (ou votre alternative QuickBooks) pour Office Depot, Staples, Costco et Target.
• Ne configurez un le vendeur a appelé «fournitures de bureau» ou «fournitures de bureau» et a codé tous les achats de fournitures de bureau au fournisseur de «fournitures de bureau».

Dans le tableau ci-dessous, j'ai inclus quelques exemples d'achats quotidiens.

La plupart des propriétaires d'entreprise n'ont pas besoin de savoir combien d'argent ils dépensent avec chaque fournisseur pour acheter des articles de tous les jours, comme des fournitures de bureau, de l'essence et des déjeuners clients. Croyez-le ou non, l'IRS n'exige pas que vous suiviez vos dépenses de cette façon non plus.

En outre, les états financiers clés que vous utilisez pour déterminer la santé de votre entreprise comme le compte de profits et pertes énumèrent les catégories de dépenses comme "Fournitures de bureau" et non les vendeurs spécifiques que vous avez achetés; C'est une autre raison pour laquelle vous n'avez pas besoin de suivre vos dépenses par fournisseur.

Je suis un instructeur de comptabilité auxiliaire et j'enseigne aussi QuickBooks. Comme j'expliquais ce concept dans l'une de mes classes, une main a immédiatement explosé. Au début, je pensais que l'étudiant allait essayer de me mettre au défi de savoir si oui ou non l'IRS vous oblige effectivement à suivre vos dépenses de cette manière-pouvez-vous dire que cela arrive souvent?

Cependant, l'étudiant s'est avéré être le propriétaire de la franchise d'un bureau local de H & R Block. Il a soutenu ma demande à 100 pour cent. Il a dit à la classe que, dans la préparation des déclarations de revenus pour les propriétaires d'entreprise, il partage souvent des conseils comme celui-ci. Il a poursuivi en disant qu'à la fin de la journée, si l'IRS veut ce niveau de détail, vous pouvez toujours produire le reçu.

Heureusement, j'ai une excellente solution pour vous débarrasser des reçus que vous avez mis dans la boîte à gants de votre voiture et de cette boîte à chaussures bien aimée, alors continuez à lire!

Astuce # 3: Utilisez les résumés annuels des cartes de crédit

Tout d'abord, chaque propriétaire de petite entreprise doit créer un compte de chèques d'affaires distinct ( jamais utilisé pour les dépenses personnelles) afin que vous puissiez facilement identifier les revenus et les dépenses qui sont déclarables et / ou déductibles aux fins fiscales.

Si vous ne le faites pas, il vous sera difficile de faire le suivi des dépenses d'entreprise légitimes qui peuvent donner droit à des déductions fiscales par rapport aux dépenses personnelles, ce qui n'est pas le cas.

Si vous avez des dépenses professionnelles et personnelles Dans le même compte bancaire, vous devrez passer en revue vos relevés bancaires et inclure uniquement les dépenses liées à votre entreprise dans votre logiciel de comptabilité. Ce processus manuel de séparation des dépenses personnelles et professionnelles est si fastidieux que je vous promets que vous serez prêt à vous présenter à la banque la plus proche pour créer ce compte d'entreprise afin d'éviter de passer à l'année fiscale suivante!

Avant de le savoir, Le 15 avril sera là. Si le temps des impôts grimpe sur vous chaque année, consultez ces quatre conseils de planification fiscale que chaque petite entreprise devrait mettre en œuvre. Cependant, si vous vous retrouvez en retard dans l'entrée de vos dépenses dans votre logiciel de comptabilité, une façon d'obtenir ces dépenses rapidement est d'utiliser le sommaire annuel que les sociétés émettrices de cartes de crédit fournissent au début de janvier.

Il résume tous vos achats par catégorie de dépenses. Vous pouvez utiliser ces chiffres pour additionner vos dépenses totales pour chaque catégorie. Voici un aperçu de ce à quoi cela ressemblera généralement.

Comme vous le verrez, la plupart des catégories seront similaires à ce que vous avez déjà configuré dans votre logiciel de comptabilité:

Un inconvénient à l'utilisation d'un résumé comme celui-ci est que vous ne serez pas en mesure d'entrer la date exacte de chaque achat. Dans le grand ordre des choses, c'est mineur, mais ce n'est pas quelque chose dont vous devriez prendre l'habitude. Rappelez-vous, il s'agit d'une solution à court terme afin que vous puissiez enregistrer vos dépenses, générer des états financiers et classer ces taxes à temps! Si vous achetez des immobilisations au cours de l'année, il est important d'avoir la date d'achat spécifique car c'est un élément clé dans le calcul de la dépense d'amortissement qui est déductible aux fins de l'impôt

Conseil n ° 4: Soyez le premier à admettre que le concept de «sans papier» a toujours semblé bon mais qu'il était difficile pour moi de l'adopter - au début. En tant que comptable, je suis un grand partisan de la documentation. Comme on dit sur mon feuilleton juridique préféré, Law & Order, "c'est à propos de ce que vous pouvez prouver." Cela semble être aussi la devise de l'IRS.

Avec la technologie d'aujourd'hui, il est beaucoup plus facile de créer des copies électroniques de reçus. d'autres documents financiers que vous aviez l'habitude d'entreposer dans un classeur physique. Il est temps de se débarrasser de ces classeurs poussiéreux qui prennent de la place et migrent vers un système de classement électronique. Il est beaucoup plus facile de localiser les documents stockés sur votre ordinateur (ou dans le nuage) que de les mélanger dans des dossiers de fichiers.

Mais, comment organisez-vous tous ces fichiers? Eh bien, vous posez de bonnes questions. Je vous recommande d'utiliser un système de stockage en ligne comme Dropbox. Vous pouvez créer un dossier pour l'année (2017), puis un sous-dossier pour chaque catégorie de dépenses (c'est-à-dire Fournitures de bureau, repas, carburant). Téléchargez l'application sur votre appareil mobile de sorte que pendant que vous êtes dehors et à propos de vous pouvez facilement scanner les reçus, les enregistrer dans le bon dossier et lancer ce reçu papier! Plus de reçus de remballage dans votre boîte à gants ou votre portefeuille à traiter plus tard.

Si vous n'êtes pas convaincu, vous pouvez commencer par un premier pas, mais je vous promets qu'une fois le concept «sans papier» mis en œuvre, ne sera pas en mesure de se débarrasser de ces classeurs assez rapidement. Vous trouverez ci-dessous des stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour vous rapprocher du modèle "sans papier":

Numériser les reçus

Rejeter les reçus est l'une des erreurs les plus courantes commises par les petites entreprises. Ne manquez pas une déduction d'impôt parce que vous avez supprimé le reçu. Il y a plusieurs applications sur le marché qui vous permettront de scanner les reçus. Neat et Shoeboxed sont deux excellentes applications qui s'intègrent à un logiciel de comptabilité comme QuickBooks ou Xero afin que vous puissiez éliminer complètement la saisie de données!

Télécharger les factures des fournisseurs

De nos jours, la plupart des fournisseurs vous offrent la possibilité de recevoir vos factures par email ou vous permettre de les télécharger directement depuis leur site internet. Je recommande que vous arrêtiez d'envoyer vos factures par la poste et que vous commenciez à télécharger vos factures à la place. Cela vous permettra de gagner du temps en n'ayant pas à le scanner en premier; vous pouvez facilement enregistrer la facture dans votre dossier électronique ou la télécharger sur votre logiciel de comptabilité en seulement quelques minutes.

Bonus - si vous utilisez Xero, ils ont une fonctionnalité intéressante appelée fichiers côte à côte. Cela vous permet de télécharger les factures de vos fournisseurs sur le logiciel afin que vous puissiez avoir l'information sous les yeux lorsque vous êtes prêt à écrire ce chèque.

Obtenir les reçus PDF

De nos jours, plus de détaillants s'éloignent du papier reçus et vous offrant la possibilité de recevoir du texte ou un courriel avec votre reçu ci-joint. Je recommande que vous alliez avec le reçu envoyé par courrier électronique parce que c'est habituellement un document PDF téléchargeable tandis que le reçu de message de texte ne peut pas être. Vous pouvez facilement glisser et déposer un reçu PDF dans un dossier électronique en moins d'une minute

Télécharger tous les relevés bancaires ou de carte de crédit

Pour la plupart d'entre vous qui effectuent des opérations bancaires en ligne comme moi, celui-ci est probablement brainer. Toutefois, si vous recevez toujours des relevés de cartes bancaires ou de cartes bancaires, vous devez couper le cordon le plus vite possible. C'est un de ces domaines où vous pouvez minimiser vos risques de vol d'identité.

Croyez-le ou non, il y a des gens qui volent l'identité des gens simplement en ouvrant leur courrier. Je ne reçois plus de documents contenant des informations financières telles que des relevés bancaires ou de carte de crédit ou d'autres informations sur les investissements via le courrier postal.

Conclusion

Croyez-le ou non, le temps fiscal peut être un jeu d'enfant. La clé pour atteindre cet objectif est de mettre en place un système qui fonctionne pour vous et s'y tenir. Pour commencer, mettez de côté quelques heures durant la première semaine de chaque mois pour vous assurer que vous avez scanné et classé tous les reçus et les factures pour le mois précédent. Dans le même temps, complétez le processus de rapprochement dans votre logiciel de comptabilité pour tous les comptes bancaires ou cartes de crédit afin de vous assurer que vos soldes bancaires et cartes de crédit et vos livres correspondent.

Assurez-vous de le mettre sur votre calendrier comme une "réunion récurrente" avec vos livres. »Essayez de choisir une journée de travail généralement légère et une journée que vous avez tendance à être de bonne humeur (un vendredi ou un samedi matin). Si vous êtes prêt à faire le travail tout au long de l'année, la course effrénée au 15 avril deviendra une chose du passé.

Pour en savoir plus sur la préparation des saisons fiscales, assurez-vous de vérifier 4 choses que chaque petite entreprise devrait savoir À propos des taxes.